Leden importeren uit Digimembers

Voor gymnastiek sportverenigingen geldt dat de ledenadministratie verplicht moet worden bijgehouden via Digimembers. Omdat je veel van je lidgegevens nodig hebt en beheert via Club-assistent, hebben we ervoor gezorgd dat je alle leden eenvoudig kunt importeren vanuit Digimembers in Club-assistent. Bovendien wordt elke wijziging in lidgegevens automatisch doorgegeven aan de ledenadministratie, zodat je deze direct in Digimembers kunt doorvoeren.

Ledenlijst exporteren vanuit Digimembers

  1. Ga bij Digimembers, in de oranje balk, naar Lijsten ► Vrije Lijsten
  2. Druk op Persoonselectie Toevoegen
  3. Vul in het veld Naam selectie in hoe je het exportbestand wilt noemen
  4. Vul in het veld Omschrijving een omschrijving in waaruit je later op kunt maken om wat voor selectie het bestand gaat.
  5. Op dit moment is het bestand leeg
    Je kunt dit zien aan de optie Aantal geselecteerde personen 0 
    Druk op Toevoegen aan selectie
    Alle personen die in het systeem staan zullen worden geselecteerd en het aantal zal zichtbaar zijn achter Aantal geselecteerde personen
  6. Druk op Personen downloaden om de lijst te kunnen bewerken met Excel
  7. Druk op Sluiten onder in het scherm

Je hebt nu je export uit Digimembers gedaan. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe je deze lijst kunt importeren in Club-assistent.

Ledenlijst importeren in Club-assistent

Om je ledenlijst te importeren, ga je in Back-site naar het onderdeel Ledenadministratie. Vervolgens klik je rechts bovenin de blauwe balk op Leden importeren. (Het is mogelijk dat je enkel de knop Extra opties ziet staan in de blauwe balk. Klik daar dan op om de optie Leden importeren te vinden.) 

Op de pagina die vervolgens opent, klik je op Bestand kiezen. Selecteer vervolgens het bestand dat je zojuist bij Digimembers hebt geëxporteerd en klik op Open. Klik vervolgens op Uploaden om het bestand te importeren.

 

Wijzigingen bekijken en importeren

Zodra je op Uploaden hebt geklikt verschijnt er een scherm waarin alle verschillen worden getoond tussen de bestaande ledenlijst en het importbestand vanuit Digimembers. De verschillen zijn ondergebracht in de volgende categorieën:
 
Nieuwe leden Dit zijn leden die nog niet in Club-assistent staan, maar wel in het importbestand vanuit Digimembers.
Gewijzigde leden Dit zijn leden die zowel in Club-assistent als in Digimembers aanwezig zijn, maar waarbij gegevens van het lid zijn gewijzigd. De import zorgt ervoor dat de gegevens in Club-assistent worden vervangen door de gegevens uit de Digimembersimport, met uitzondering van e-mailadres en telefoonnummer.
Aangevulde leden Dit zijn leden die zowel in Club-assistent als in Digimembers aanwezig zijn, maar waarbij er nieuwe gegevens in Digimembers zijn toegevoegd. Er wordt nieuwe informatie toegevoegd aan de lidgegevens in Club-assistent, en bestaande gegevens blijven ongewijzigd.
Leden met een gewijzigd e-mailadres of telefoonnummer Dit zijn de leden waarvan het e-mailadres of telefoonnummer in de import afwijkt van de informatie in Club-assistent. Omdat deze gegevens erg belangrijk zijn en gebruikt worden voor communicatie met het lid, worden deze gegevens bij een import nooit overschreven. We raden echter wel aan om de contactgegevens te vergelijken en in Club-assistent of Digimembers bij te werken wanneer nodig.
Leden afgemeld in Club-assistent, niet in Digimembers Deze leden zijn afgemeld als lid in Club-assistent, maar komen nog wel voor in de import vanuit Digimembers. Deze leden worden niet geïmporteerd. Controleer in Digimembers of het lid daar correct is afgemeld.
Ongewijzigde leden De gegevens van deze leden zijn in Club-assistent identiek aan de gegevens in Digimembers. Er wordt niets gewijzigd.
Niet meer in Digimembers Deze leden staan wel in de ledenlijst van Club-assistent, maar niet in de import van Digimembers. Wanneer je bij deze import het vinkje Zet de leden die niet meer voorkomen in de Digimembers import op Inactief aan zet, worden deze leden bij de import op Inactief gezet.

Klik op het plusje naast de categorie om hem uit te klappen en te bekijken welke leden eronder vallen. Wil je de wijzigingen van een lid niet overnemen, klik dan op het verbodsbordje naast het lid. De wijzigingen worden voor dit lid dan niet doorgevoerd.

Heb je alle gegevens gecontroleerd? Klik dan op Importeren om alle wijzigingen door te voeren.