Losse factuur

Het is mogelijk om binnen Club-assistent een losse factuur voor een lid of voor een bedrijf aan te maken. Hier lees je hoe je dit kunt doen.
Ga in Club-assistent naar 'Financieel' , selecteer de Losse facturen in het menu en klik vervolgens, in de blauwe balk boven aan de pagina, op 'Losse factuur aanmaken'.

 

Een losse factuur aanmaken

  Maak een keuze voor Lid, Sponsor of Bedrijf
Selecteer een lid Kies hier het lid waarvoor de factuur gemaakt wordt. OF
Selecteer een sponsor/bedrijf Kies hier de sponsor/bedrijf waarvoor de factuur gemaakt wordt.
Subsidie locatie Selecteer een subsidie locatie.
Wanneer een locatie wordt geselecteerd wordt de factuur op naam van de locatie gezet. (en niet op naam van het lid)
Factuurdatum De datum die je aan de factuur wilt toekennen.
Nummering:voorvoegsel Wat er voor het volgnummer van het factuurnummer moet komen staan.
Nummering:startnummer Wat is het volgnummer van de te maken factuur.
Nummering:achtervoegsel Wat er achter het volgnummer van het factuurnummer moet komen staan.
Bedrag Welk bedrag moet op de factuur komen te staan.
Beschrijving De omschrijving waarvoor de factuur gemaakt wordt.
BTW % Hoeveel BTW op de factuur berekend moet worden. Bij 9% BTW zet je hier 0.09 in, bij 21% 0.21 en bij 0% zet je er 0 neer.
Factuurtemplate Welk factuurtemplate moet er voor het genereren van de factuur worden gebruikt.

Klik op 'Genereer' om de factuur te genereren. 
Een losse factuur kun je direct versturen via 'Factuur mailen' of via de mailingmodule verzenden. 

 

Een losse factuur mailen

Heb je zojuist een losse factuur aangemaakt zoals hierboven beschreven dan opent het factuurscherm met de zojuist aangemaakte factuur.
Rechtsboven in het scherm vind je de knop 'Factuur mailen'.  Gebruik je deze dan verschijnt er een pop-up met de verzendinstellingen.
  1. Selecteer afzender. Meer informatie over het toevoegen van afzenders vind je hier.
  2. Geef je e-mail een onderwerp en type een bericht of selecteer een van uw tekst templates. Hieronder lees je hoe je een template aanmaakt, het bericht wordt dan namelijk automatisch gevuld a.d.h.v. het template.
  3. Klik op versturen om je e-mail te verzenden.
Is de factuur nog niet betaald? Dan zal onderaan je bericht een betaallink geplaatst worden. Je kan de ontvanger hierop attenderen.
Tevens zie je in het verzendlogboek dat verzenden factuur succesvol is geweest.

LET OP:
In de clubinstellingen voor contributie staat een instelling om aan te geven welk betalingsprofiel bij facturen gebruikt moet worden. Deze moet eerst ingesteld zijn voordat je een betaallink in de mail kunt meesturen.

Tekst templates

Om een template voor een standaard e-mail aan te maken gaat u naar de module Ledenadministratie > Leden > Leden e-mail teksten. Klik op de knop 'item toevoegen' om een e-mail tekst template aan te maken. 

Hier vul je een onderwerp in, bijvoorbeeld 'Factuur'. Bij bericht plaats je de standaard tekst voor je e-mail. Je kan hier gebruik maken verschillende placeholders, deze staan op de pagina vermeld. 
Vul eventueel een BCC in en kies een hoofdlocatie.

Een losse factuur incasseren

Losse facturen kun je het eenvoudigste laten betalen via een betaallink (zie eerder op deze pagina).
Wil je een aantal losse facturen toch incaseren via SEPA direct debet dan kies je voor
Extra opties >> SEPA Incasso genereren en vervolgens kies je voor Losse facturen
 

Een losse factuur aanmanen

Het is via het systeem niet mogelijk om losse facturen aan te manen via de 'Aanmanen' knop. Dit werkt alleen met factureringsrondes en hier vallen de losse facturen niet onder. 

Als de factuur nog niet betaald is kan je ervoor kiezen om de status van de losse factuur handmatig aan te passen van gefactureerd naar aangemaand, na deze aanpassing klik je onderaan op opslaan.

Als dit voor alle facturen ingesteld is kan je het beste een nieuwe nieuwsbrief maken met de factuur/aanmaning download contentblok erin en deze opnieuw versturen naar de personen die de losse facturen nog niet betaald hebben.
Gaat het om een enkele factuur dan kun je die ook rechtstreeks mailen.