Club-assistent voor NCS verenigingen

NCS werkt met een centrale ledenadministratie. Je levert de ledenopgave niet meer per mail of via een Excel-bestand aan, maar houdt je leden bij in je eigen Club-assistent omgeving. NCS haalt de gegevens daar op.
 

Waarom deze werkwijze

Ledengegevens zijn persoonsgegevens. Zolang die per mail of in losse bestanden heen en weer gaan, is er geen zicht op waar ze terechtkomen en wie ze kan inzien. Door alles in één beveiligde omgeving te verwerken, voldoet de uitwisseling tussen jouw vereniging en NCS aan de AVG.

Daarnaast scheelt het werk. Je stelt niet meer periodiek een overzicht samen en stuurt dat op. Je houdt je ledenadministratie bij zoals je dat toch al doet, en de aanlevering aan NCS gebeurt vanzelf.

Wat dit voor jouw vereniging betekent

De Club-assistent omgeving is onderdeel van je NCS-lidmaatschap en brengt geen extra kosten met zich mee.
Je bent niet verplicht om je huidige ledenadministratiepakket op te geven. Wil je dat blijven gebruiken, dan kan dat. Je zorgt er dan voor dat de gegevens in Club-assistent actueel blijven.
Wil je juist alles op één plek, dan kun je je volledige ledenadministratie in Club-assistent voeren.
 

Stappen om de leden aan te melden bij NCS:

1. Inloggen op je eigen omgeving en, als dat nodig is, extra gebruikers toevoegen.
2. Je leden importeren vanuit je huidige pakket of vanuit een bestand.
3. Controleren of de gegevens compleet en juist zijn.

Gebruik je Club-assistent vervolgens als je centrale ledenadministratie? Dan verwerk je voortaan nieuwe leden, wijzigingen en opzeggingen in Club-assistent en die komen automatisch bij NCS terecht.

Gebruik je een ander pakket als je centrale ledenadministratie? Dan werk je op de afgesproken momenten de ledendata bij in Club-assistent met een eenvoudige import. Zo lever je alle mutaties bij NCS aan.

Inloggen

Je hebt van NCS een e-mail ontvangen met de link naar de omgeving van jouw vereniging. Klik op die link, dan kom je op het inlogscherm van Club-assistent.

Je hebt nog geen wachtwoord. Klik daarom onder het inlogscherm op "Wachtwoord vergeten" en vul het e-mailadres in dat bij NCS bekend is. Je ontvangt een mail waarmee je zelf een wachtwoord instelt. Daarna log je in met je e-mailadres en dat wachtwoord.

De omgeving werkt met tweestapsverificatie. Daardoor kan één e-mailadres niet door meerdere bestuurders tegelijk gebruikt worden. Iedereen die in de omgeving werkt, heeft dus een eigen account met een eigen e-mailadres nodig.
 

Extra gebruikers toevoegen

Wil je dat een medebestuurder of de ledenadministrateur ook toegang heeft, dan voeg je die als gebruiker toe in de omgeving. Je geeft daarbij aan welk e-mailadres diegene gebruikt. De nieuwe gebruiker stelt vervolgens op dezelfde manier een eigen wachtwoord in.

Je vult de omgeving in één keer met je huidige ledenbestand. Dat doe je met een bestand uit je eigen ledenadministratiepakket of met een Excelbestand dat je zelf hebt bijgehouden.

De import doorloopt vier stappen: uploaden, kolommen koppelen, controleren en bevestigen. Tussentijds wordt er niets opgeslagen. Pas bij de laatste stap worden de leden echt aangemaakt, dus je kunt rustig terug om iets aan te passen.

Je bestand voorbereiden

Exporteer je leden uit je huidige pakket naar een CSV- of Excelbestand. Let daarbij op twee dingen:

• De eerste rij van het bestand moet een kolomnaam boven elke kolom hebben. Kolommen zonder naam worden overgeslagen en kun je in de volgende stap niet koppelen.
• Het bestand mag maximaal 10 MB zijn.

Stap 1 van 4: Upload
Ga in het menu naar Ledenadministratie en kies Leden importeren.
Je vult hier drie velden in:

• Subvereniging. Bepaalt waartegen vergeleken wordt. Alleen lidmaatschappen in deze subvereniging doen mee in de import.
• Clubrol voor deze import. De rol die nieuwe leden krijgen. Staat er een clubrol in je bestand en koppel je die kolom, dan gaat die voor.
• Importbestand. Sleep je bestand naar het vak of klik erop om het te kiezen.

Klik daarna op Kolommen koppelen.

Stap 2 van 4: Mapping
Nu geef je aan welke kolom uit je bestand bij welk veld in Club-assistent hoort. Het systeem doet dat zelf al zo veel mogelijk op basis van de kolomnamen. Bovenaan zie je hoeveel kolommen er gekoppeld zijn, bijvoorbeeld "35 van 45 kolommen gekoppeld".

Per rij zie je:

• de kolomnaam uit je bestand
• de eerste drie waarden uit die kolom, zodat je kunt zien of het klopt
• het veld waar de kolom aan gekoppeld wordt
• een vinkje als de koppeling rond is

Wat je hier doet:

• Controleer de automatische koppelingen. Klopt er een niet, kies dan zelf het juiste veld uit de lijst.
• Koppel de kolommen die nog op "Niet importeren" staan, voor zover je die gegevens wilt overnemen.
• Laat staan wat je niet nodig hebt. Een kolom op "Niet importeren" wordt gewoon genegeerd. Dat geldt ook voor lege kolommen.
• Let op de velden die bij iets anders horen. Gegevens van een ouder of verzorger koppel je aan een ledenaccount of aan een contactpersoon. In de kolom "Hoort bij" kies je dan om welke contactpersoon het gaat.

Zodra de relatiecode gekoppeld is, verschijnt er een groene melding en kun je door. Klik op Verschillen bekijken.

Stap 3 van 4: Controle
Bovenaan zie je in één oogopslag wat de import gaat doen:

• Nieuwe leden: leden die erbij komen in de gekozen subvereniging
• Wijzigingen: bestaande leden waarvan een of meer velden afwijken
• Rijen met een opmerking: rijen waar iets mee is, bijvoorbeeld een waarde die niet herkend wordt

Bekijk vooral die laatste groep voordat je verder gaat.

Daaronder staan de leden uitgeklapt in drie lijsten: Nieuwe leden, Gewijzigde leden en Niet geïmporteerde leden. Bij gewijzigde leden zie je per veld de oude waarde doorgestreept en de nieuwe waarde erachter. Een lege cel in je bestand laat de bestaande waarde staan, die wordt dus niet leeggemaakt.

Er staat ook een keuze: "Zet de leden die niet meer voorkomen in de import op Inactief." Zet je die aan, dan krijgen leden in deze subvereniging die niet in je bestand staan de status Inactief met de afmelddatum van vandaag. Er gaat geen opzeggingsmail uit. Laat dit uit als je bestand bewust maar een deel van je leden bevat.

Klopt het beeld niet, klik dan op Vorige om de koppelingen aan te passen. Klopt het wel, klik dan op de knop rechtsonder die precies aangeeft wat er gaat gebeuren, bijvoorbeeld 150 toevoegen en 0 bijwerken.

Stap 4 van 4: Bevestiging
De import wordt verwerkt en je krijgt een overzicht van wat er is aangemaakt en bijgewerkt. Daarna staan je leden in de ledenadministratie en vind je ze terug onder Alle Leden.

Je kunt de import later herhalen met een nieuw bestand. Leden met dezelfde relatiecode worden dan bijgewerkt in plaats van opnieuw aangemaakt.

Na de import hoef je niets meer apart op te sturen. Je ledenadministratie in Club-assistent is de ledenopgave.
Je hoeft niets aan te leveren

Alle leden die je importeert, worden automatisch bij NCS aangemeld. Ook daarna hoef je geen bestanden of overzichten meer te versturen. Wat je in Club-assistent invult, komt bij NCS terecht.

Mutaties gaan vanzelf mee

Gebruik je Club-assistent als je centrale ledenadministratie? En schrijft er een nieuw lid in, verandert er een adres of zegt iemand op? Dan verwerk je dat in de ledenadministratie, zoals je dat toch al zou doen. Die wijziging wordt automatisch doorgegeven

Werk je daarnaast nog in een ander pakket, zorg er dan voor dat wijzigingen ook in Club-assistent terechtkomen. Wat daar niet staat, weet NCS niet. Je levert de ledenadministratie dan periodiek aan bij NCS, volgens de afspraken.

Welke gegevens NCS ontvangt

NCS krijgt alleen de gegevens die de bond nodig heeft voor de ledenopgave. Dat zijn de gegevens die iemand als lid identificeren, zoals naam, geboortedatum, geslacht, adresgegevens en het lidmaatschap.

Telefoonnummers en e-mailadressen worden niet aangeleverd bij NCS.