Contracttemplate opstellen en toevoegen

Contracten kunnen met Club-assistent automatisch gemaakt worden voor de sponsoradministratie. Zo hoeft de vereniging niet zelf de informatie in te vullen in een Word documentje, maar wordt het contract gevuld met info die in de sponsoradministratie staat volgens een vast stramien.

Contracttemplate opstellen en toevoegen

Klik in Back-site op "Sponsoradministratie" en vervolgens op "Sponsortemplates". Hier staat een set standaard contracttemplates die we hebben opgezet. Deze kun je hergebruiken of een nieuwe toevoegen.

"Naam template" is de naam zoals je deze in Back-site terug zal zien. "Word template" is het bestand dat als template gebruikt moet gaan worden. In het template kun je de volgende placeholders gebruiken:
 
{BEDRIJFSNAAM} Naam van de sponsor.
{CONTACTPERSOON} Contactpersoon die bij de sponsor is ingevuld.
{ADRES} Het adres van de sponsor.
{WOONPLAATS} De woonplaats van de sponsor.
{POSTCODE} De postcode van de sponsor.
{EMAIL} Het e-mailadres van de sponsor.
{TELEFOONNUMMER} Telefoonnummer van de sponsor.
{BTWNR} BTW nummer van de sponsor.
{SPONSORPRODUCT} De naam van het sponsorproduct.
{OMSCHRIJVING} De omschrijving van het sponsorproduct.
{STARTDATUM} De aanvangsdatum van de sponsoring zoals in het contract is ingevuld.
{EINDDATUM} De einddatum van de sponsoring zoals in het contract is ingevuld.
{CONTRACTDUUR} Duur van het contract in jaren.
{AANTAL} Het aantal sponsorproducten volgens het contract.
{CONTRACTTEKST} Aanvullende tekst ingevuld bij het contract.
{ACCOUNTMANAGER} De accountmanager van het contract / de sponsor. Als er geen accountmanager is ingevuld bij het contract, wordt uitgegaan van de accountmanager die is ingevuld bij de sponsor die het contract afsluit.
{AANHEF} Aanhef van de accountmanager ("Dhr." of "Mevr.")
{PRODUCTIEKOSTEN} De productiekosten van het sponsorproduct.
{INSTALLATIEKOSTEN} De installatiekosten van het sponsorproduct.
{JAARBEDRAG} Het jaarlijkse bedrag wat de sponsor betaalt. Hierbij wordt ook het vinkje "Barter" bij het contract meeberekend.

Contracttemplate koppelen aan een sponsorproduct

Om gebruik te kunnen maken van een template, moet je deze eerst toevoegen aan een sponsorproduct. Hoe je sponsorproducten maakt of wijzigt, vind je in de tutorials.

Sponsorcontract genereren

Om het sponsorcontract te genereren, open je het contract in Back-site > Sponsoradministratie > Sponsorcontracten. Kies op de knop "Sponsorcontracten (pdf)" of "Sponsorcontracten (docx)" om het contract te maken. Let op: het contract can alleen gemaakt worden als de status van het contract op "Contract opmaken" staat.