Mailing/nieuwsbrief maken

Mailings zijn in Club-assistent helemaal afgestemd op de wensen van jouw club. Wij verzorgen de opmaak voor je, en jij kunt ze vervolgens helemaal naar eigen wens indelen. Pas templates toe en zorg dat elke mailing perfect aansluit op het doel ervan.

Opbouw mailing

Een mailing bestaat altijd uit drie belangrijke onderdelen:
  • Header: Dit is de bovenkant van je mail. Meestal toon je hierin een afbeelding over de volledige breedte. De header van je mailing dient ongeacht het doel van je mailing altijd herkenbaar te zijn. Het is als het ware het vaste gedeelte boven de inhoud, vergelijkbaar met de menubalk en het logo bovenaan je website. Boven de header wordt altijd een linkje getoond om de mailing in een nieuw venster te openen.
  • Inhoud: De inhoud van je mailing kan elke keer weer anders ingedeeld worden en bevat altijd andere inhoud. Soms zal je mailing het laatste nieuws bevatten, dan weer een activiteituitnodiging of juist een factuur.
  • Footer: De footer is altijd het onderste gedeelte van je mailing. Het bevat belangrijke standaardinformatie zoals copyright en de uitschrijfknop. Ook de footer in je mailing is vergelijkbaar met het vaste gedeelte helemaal onderaan je website (ook footer genoemd).
Je kunt in Club-assistent alledrie de onderdelen van de mailing zelf aanpassen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om templates aan te maken. Dit zijn standaardindelingen die je keer op keer kunt hergebruiken.

Een mailing aanmaken

Je vindt de mailings door in te loggen in Back-site en vervolgens naar Mailing & Enquête > Nieuwsbrieven te gaan. Hier vind je een overzicht van alle bestaande mailings. Om een bestaande mailing te bewerken, klik je op de desbetreffende mailing. Een nieuwe mailing maak je aan door rechts bovenin op 'Item toevoegen' te klikken.

Zodra je op 'Item toevoegen' hebt geklikt, opent een nieuwe mailing. Hier kun je de volgende gegevens invoeren:
Afzender Wanneer er meerdere mogelijke mailing afzenders zijn ingesteld, kun je hier selecteren wat de afzender van deze nieuwsbrief is.
Taal Selecteer de taal waarin de mailing wordt geschreven.
Onderwerp Vul hier het onderwerp van je mailing in. Dit onderwerp wordt getoond als onderwerp van de mail in de inbox van de ontvanger.

Zodra je deze gegevens hebt ingevuld, klik je rechts onderin op opslaan. Vervolgens kun je je nieuwsbrief gaan vullen.

Bestaand template of lege nieuwsbrief

Je kunt ervoor kiezen om een bestaand template toe te passen voor je mailing of om met een lege nieuwsbrief te beginnen. We hebben al verschillende standaardtemplates voor je aangemaakt zodat je direct aan de slag kunt.

Kies je ervoor om een template te gebruiken, klik dan op 'Kies een bestaand template'. Vervolgens krijg je een lijstje met de verschillende templates met namen en voorbeeldweergaven. Klik op een template om dat template te gebruiken.

Wil je starten met een lege mailing, klik dan op 'Begin met een lege indeling'. Je begint nu met een lege header, een lege sectie voor nieuwsbriefinhoud en een lege footer.

Nieuwsbrief indelen

Begin je met een leeg template, dan ben je helemaal vrij in de indeling van je mailing. Je kunt een mailing indelen in zogenoemde contentblokken en secties.

Secties zijn gedeelten in je nieuwsbrief waarvan het aantal kolommen en de breedte ervan is vastgelegd. Je kunt secties met verschillende kolomaantallen en -breedten toevoegen aan een mailing. Wanneer je een sectie hebt toegevoegd, kun je deze vullen met zogeheten contentblokken.

Contentblokken bepalen de inhoud van je mailing. Een contentblok kan bijvoorbeeld een tekstblok zijn, een afbeeldingsblok of een nieuwsblok.

Secties en blokken kun je altijd verslepen en bewerken, zodat je gemakkelijk wijzigingen kunt doorvoeren in je mailings.

Verwijderen, dupliceren, bewerken en verslepen

Zowel secties als blokken kun je op verschillende manieren bewerken. Bij secties vind je de knoppen hiervoor rechts in de blauwe balk van de desbetreffende sectie. Bij blokken vind je die rechts bovenin het desbetreffende blok.
Verwijderen Wil je een sectie of een contentblok verwijderen? Klik dan op het prullenbakje. Let wel op: wanneer je een sectie verwijdert, verwijder je ook alle blokken in die sectie. Blokken die je verwijdert, kun je daarna niet meer terugzetten.

Je kunt de header en footer van een mailing niet verwijderen.
Dupliceren Soms wil je een sectie of een blok hergebruiken. In dat geval kun je ze dupliceren door op de twee overlappende vierkantjes te klikken.

Dupliceren komt bijvoorbeeld van pas wanneer meerdere nieuwsberichten dezelfde indeling hebben (bv. Afbeelding, Tekst, Scheidingslijn in een sectie over de volledige breedte), dan is het wel zo handig als je die indeling niet steeds opnieuw hoeft te maken. Met één druk op de knop voeg je dezelfde sectie inclusief blokken eronder nog een keer toe.

Je kunt de header en footer van een mailing niet dupliceren.
Bewerken Klik op het potloodje in de desbetreffende sectie of het blok om deze te bewerken. De bewerkingsopties verschillen per sectie/blok.
Verplaatsen Je kunt secties van volgorde veranderen door op het versleepicoontje (met de pijltjes) te klikken en de sectie vervolgens omhoog of omlaag te verslepen.

Ook blokken kun je eenvoudig verplaatsen door ze naar een andere kolom of zelfs een andere sectie te verslepen.

Je kunt de header en footer van een mailing niet verplaatsen. De blokken in deze secties kun je wel gewoon verslepen.

Secties toevoegen en bewerken

Secties zijn te herkennen aan de blauwe balk waarin links 'Sectie: ...' staat. Je kunt ze bewerken door rechts op het potloodje te klikken. Een nieuwe sectie voeg je toe door op 'Voeg nog een sectie toe' te klikken.

Zodra je een sectie toevoegt of bewerkt, kun je kiezen uit de volgende opties:
Type Soms zijn er verschillende sectietypen beschikbaar. Kies hier dan het sectietype dat je toe wilt passen.
Aantal kolommen Selecter het aantal kolommen waaruit de sectie bestaat.
Indeling Afhankelijk van het aantal kolommen kun je kiezen uit één of meerdere indelingen.

Klik vervolgens op 'Opslaan' om je sectie op te slaan.

Blokken toevoegen en bewerken

Zodra je je nieuwsbrief hebt ingedeeld in secties, kun je blokken toevoegen en bewerken. Klik rechts bovenin het desbetreffende blok op het potloodje om dat blok te bewerken. Je kunt een blok toevoegen door in een sectiekolom op 'Voeg een blok toe' te klikken. Vervolgens opent een venster met alle beschikbare blokken.

Hieronder vind je een lijst met alle mailing contentblokken. Houd er rekening mee dat jij alleen de blokken kunt selecteren die voor jouw club van toepassing zijn. Sommige blokken zullen daardoor wellicht verborgen zijn.

Let op: maak je nieuwsbrief niet te lang. Niet alleen haakt de lezer af bij een lange nieuwsbrief, ook kappen sommige mailprogramma's de e-mail af als hij te groot is.

Soorten mailing contentblokken

Account activeren/Wachtwoord
wijzigen (knop)
Toont een knop waarmee leden of relaties hun MyClub/Mijn Club-assistent account kunnen activeren. Zodra ze op de knop klikken, kunnen ze een wachtwoord instellen op de website.
Activiteitenoverzicht Toont een overzicht van aankomende activiteiten. Kies ervoor om activiteiten uit alle categorieën of een specifieke categorie te tonen. 
Activiteitenverslag Toont het laatste activiteitenverslag.
Activiteit inschrijfdetails Wordt verstuurd naar inschrijvers van een activiteit en toont de details van hun inschrijving.
Activiteituitnodiging Toont een activiteitomschrijving van een specifieke activiteit en een knop met een link naar de activiteit op de website.
Afbeelding Voeg een afbeelding toe aan je mailing.
Banners Toon de banners uit een door jou geselecteerde bannerset.
Bardiensten Toont een overzicht van de bardiensten van de komende week of maand.
Column Toont de nieuwste column.
Factuur/aanmaning download Toont de openstaande factuur/aanmaning voor de ontvanger met een downloadknop.
Indien een Paymentservice provider ingesteld is verschijnt er ook een betaallink om met bv iDeal te kunnen betalen.
Fotoalbums Laat de meest recente fotoalbums zien.
Gegevens controleren Toont een overzicht van de persoonlijke gegevens van een lid en een knop om die gegevens bij te werken indien nodig.
Kalender De kalender biedt een overzicht van de komende activiteiten, vergaderingen en andere gebeurtenissen.
Nieuwsitem Laat een gekozen nieuwsbericht zien met een link naar het besbetreffende nieuwsbericht op de website.
Nieuwsoverzicht Laat de meest recente nieuwsberichten zien met een link naar het desbetreffende nieuwsbericht op de website.
Pupil van de week Toont de pupil van de week.
Scheidingslijn Voegt een scheidingslijn toe tussen twee items.
Tekst Voeg een tekst toe met eventueel een titel en een knop.
Tekst met lees-verder-pagina Toon een introtekst in je mailing en een volledige tekst op je website. Met 'Lees verder'-knop.
Toernooi poule overzicht Toon een overzicht van de wedstrijden en standen van een specifieke toernooipoule.
Toernooi teamoverzicht Toont een overzicht van de wedstrijden en standen van een specifiek toernooiteam.
Toernooiwedstrijden Toont een overzicht van alle wedstrijden in een toernooi en, wanneer bekend, de uitslag ervan.
Verjaardagen Toon de verjaardagen van leden die deze maand jarig zijn.
Wedstrijd Toont een individuele wedstrijd met een inschrijflink.
Wedstrijd inschrijfdetails Wordt verstuurd naar inschrijvers van een wedstrijd en toont de details van hun inschrijving.
Wedstrijden/ Wedstrijdkalender Toon een overzicht van de aankomende wedstrijden van het huidige seizoen.
Wedstrijdverslagen Biedt een overzicht van de nieuwste wedstrijdverslagen.
Nieuwsitem Toon een nieuwsitem naar keuze.