Contributiefacturen mailen

Nadat je een facturatieronde hebt aangemaakt, kun je een factuur sturen op basis van de facturatieronde met een nieuwsbrief. Hiermee geef je de leden de optie om hun gegevens te bekijken en te betalen door middel van overboeking of een iDeal link.
(Dit is niet beschikbaar voor verenigingen die enkel Club-assistent Light afnemen zonder mailing module, vraag deze aan via het ticketsysteem)

Facturen Mailen

Om een factuur te mailen, ga je in Club-assistent naar het onderdeel Mailing & Enquete en klik je linksbovenin op "nieuwsbrieven".
  1. In het scherm dat vervolgens opent, maak je een nieuwe nieuwsbrief aan. Hoe dat werkt kan je hier lezen -> nieuwsbrief maken
  2. Vervolgens voeg je een contentblok toe met de naam Factuur/aanmaning download. Deze staat ongeveer in het midden van het overzicht.
  3. Je kan een titel aan het contentblok geven, deze komt dan linksboven de tekst te staan.
  4. In het overzicht zie je een voorbeeld met Bedrijfsnaam, T.a.v., Factuurdatum en Factuurnummer. Deze placeholders worden gevuld met met de gegevens van het lid / de factuur als je de mail verstuurt. (Bedrijfsnaam is niet zichtbaar voor leden die geen bedrijf gekoppeld hebben).
  5. Als je klaar bent met de nieuwsbrief sla je hem op en aan de rechterbovenzijde kan je dan op mailing versturen klikken. Tip. check eerst via "Voorbeeld mailing of je geen spelfouten of lay-out fouten gemaakt hebt. En maak gebruik van "instellen testontvanger facturen", zie hieronder. Dit is zeker in een opstartfase belangrijk.
  6. Zodra je op ontvangers selecteren klikt krijg je een optie om een filter te selecteren. Deze staat automatisch op facturen omdat er een factuur contentblok in de brief zit. Klik op voeg een filter toe op deze doelgroep.
  7. Het filter wat je wilt selecteren is Facturen in factureringsronde.
  8. Daarna selecteer je de ronde die je net hebt aangemaakt, als al je factuurrondes dezelfde naam hebben kan je het beste naar datum/tijd kijken de laatst aangemaakte staat altijd linksbovenin.
  9. Nadat je het filter hebt toegepast kan je de mail versturen naar alle leden die nog geen factuur ontvangen hebben van die ronde door op direct versturen te klikken.


 

Aanmaningen mailen

Hiervoor moet je een nieuwe nieuwsbrief maken met een 'factuur/aanmaning download' blok. Volg hiervoor dezelfde stappenplan als hierboven tot stap 7.
  • Het filter wat je wilt selecteren is 'Factuur aanmanen'.
  • Daarna selecteer je de ronde waarvan je net aanmaningen hebt gemaakt.
    Je kunt de ronde herkennen door naar de datum te kijken van de rondes in de lijst. De eerste datum van elke ronde is de datum dat er voor het laatst iets is gewijzigd. In dit geval de datum dat de aanmaningen zijn gegenereerd.
    De 2e datum is de originele datum waarop de ronde voor het eerst is gegenereerd. 
  • Nadat je het filter hebt toegepast kan je de mail versturen naar alle leden die nog geen factuur ontvangen hebben van die ronde door op direct versturen te klikken.
Tip: Zorg voordat je deze aanmaningen verzend dat je eerst alle betalingen hebt afgeletterd in Club-assistent.
Maak je gebruik van een online boekhoudpakket en heb je de incasso via dit pakket laten lopen, verzend dan de aanmaningen ook vanuit je boekhoudpakket. De betalingen worden automatisch bijgewerkt in Club-assistent.

 

Testontvanger instellen voor facturen

Een testmailing facturen verzenden gaat niet via de leden doelgroep.
Dit moet gebeuren via de factuur doelgroep, in dit hoofdstuk lees je hoe je iemand als testontvanger instelt.

Je gaat in Club-assistent naar Financieel -> Factureringsrondes -> Open de ronde waar je een factuur van wil testen.
In deze ronde selecteer je een persoon waarnaar je de testfactuur wilt sturen en klikt op die persoon.

In het scherm zie je nu alle gegevens van de factuur staan, zoals contactpersoon, adres, betaalstatus en bedrag.
In het midden van dit scherm zie je staan: Testontvanger mailing. Deze vink je aan om die persoon als testontvanger in te stellen. 

Hierna kan je bij de testontvangers deze leden selecteren onder de factuur doelgroep.