Contributiefacturen aanmanen
Nadat je een factuurronde hebt aangemaakt, verstuurd en de betalingstermijn is verstreken is het tijd om de betaalstatus van een factuur te verwerken. Als na de verwerking blijkt dat er nog facturen niet betaald zijn is het tijd voor een (eerste) herinnering.
Betaalstatus zetten van een factuur
Elke factuur binnen een factuurronde heeft een vinkje "betaald" Ja/Nee (✔/✖). Dit vinkje kan op 3 manieren op ✔ gezet worden:
Het correct bijgewerkt zijn van de betaalstatus, is de basis voor een aanmaning van een factuurronde naar de leden.
- Als de factuurronde een automatische incasso betreft, wordt het vinkje betaald gezet zodra het incasso bestand gedownload is.
- Als er gebruik gemaakt wordt van een betaalservice (zoals Mollie), dan wordt het vinkje gezet nadat de factuur betaald is. Mollie informeert Club-assistent over de status van elke individuele betaling.
- Als er een handmatige bankoverschrijving plaatsvindt en Club-assistent is gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan wordt het openstaande bedrag teruggelezen in Club-assistent. Dus als de factuur afgeletterd is in het boekhoudpakket, dan zal het vinkje betaald automatisch gezet worden.
- Als er een handmatige bankoverschrijving plaatsvindt en Club-assistent is NIET gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan dient het vinkje handmatig gezet te worden voor elke betaling.
Het correct bijgewerkt zijn van de betaalstatus, is de basis voor een aanmaning van een factuurronde naar de leden.
Herinneringstekst
Alvorens de aanmaningsronde te draaien is het verstandig om de tekst die extra op de factuur geplaatst zal worden te controleren.
Je kunt deze tekst instellen binnen de factuurtemplate in het veld "Tekst aanmaning".
De tekst zal bij de aanmaning ingevuld worden op de plaats waar de placeholder "{AANMANING}" gebruikt is.
Je kunt deze tekst instellen binnen de factuurtemplate in het veld "Tekst aanmaning".
De tekst zal bij de aanmaning ingevuld worden op de plaats waar de placeholder "{AANMANING}" gebruikt is.
Factuurronde aanmanen
Als een factuur nog niet betaald is heb je in Club-assistent de mogelijkheid om per factuurronde deze aan te manen. In de module Financieel vind je in de blauwe balk de knop aanmanen.
- Je krijgt een lijst te zien met de factuurrondes en aantal aan te manen facturen. Deze informatie is up-to-date met de status van de facturen. Selecteer hier welke ronde je wilt aanmanen.
- Klik vervolgens op aanmanen. Er verschijnt een overzicht van niet betaalde facturen uit deze factureringsronde. In dit overzicht heb je de mogelijkheid om te kiezen welke facturen niet mee hoeven in de aanmaningsronde.
- Onder de lijst aan facturen kan je de aanmaningskosten bepalen en het bedrag invullen. De omschrijving wordt op de aanmaningsfactuur gebruikt om te omschrijven waar het bedrag voor geldt.
- Als alles goed ingesteld staat klik je onderaan op genereer aanmaningen om van alle geselecteerde openstaande facturen een extra pdf te genereren.
- Zodra de aanmaningen gegenereerd zijn kom je in de factureringsronde terecht. Hier is een PDF-bestand voor de aanmaningen gemaakt. Ieder factuur heeft nu de status gemaand gekregen en een apart PDF van de aanmaning naast het originele factuur, welke je kan bekijken per lid/factuur.
- De laatste stap is het versturen van de nieuwe factureringsronde. Klik op onderstaande knop voor uitleg over het versturen van de facturen via de mailing.
Tip
Indien een incasso is afgekeurd is het ook mogelijk om de herinneringsfactuur te laten betalen via iDeal. Het voordeel hiervan is dat de factuur met link doorgestuurd kan worden naar (ex)partner, grootouders, voogd etc. waardoor de contributie alsnog voldaan kan worden. Voor de structurele incasso's heeft een incassobatch de voorkeur.
Indien een incasso is afgekeurd is het ook mogelijk om de herinneringsfactuur te laten betalen via iDeal. Het voordeel hiervan is dat de factuur met link doorgestuurd kan worden naar (ex)partner, grootouders, voogd etc. waardoor de contributie alsnog voldaan kan worden. Voor de structurele incasso's heeft een incassobatch de voorkeur.