Contributiefacturen aanmanen

Nadat je een factuurronde hebt aangemaakt, verstuurd en de betalingstermijn is verstreken is het tijd om de betaalstatus van een factuur te verwerken. Als na de verwerking blijkt dat er nog facturen niet betaald zijn is het tijd voor een (eerste) herinnering.

Betaalstatus zetten van een factuur

Elke factuur binnen een factuurronde heeft een vinkje "betaald" Ja/Nee (✔/✖). Dit vinkje kan op 3 manieren op ✔ gezet worden:
 
  1. Als de factuurronde een automatische incasso betreft, wordt het vinkje betaald gezet zodra het incasso bestand gedownload is. 
  2. Als er gebruik gemaakt wordt van een betaalservice (zoals Mollie), dan wordt het vinkje gezet nadat de factuur betaald is. Mollie informeert Club-assistent over de status van elke individuele betaling.
  3. Als er een handmatige bankoverschrijving plaatsvindt en Club-assistent is gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan wordt het openstaande bedrag teruggelezen in Club-assistent. Dus als de factuur afgeletterd is in het boekhoudpakket, dan zal het vinkje betaald automatisch gezet worden.
  4. Als er een handmatige bankoverschrijving plaatsvindt en Club-assistent is NIET gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan dient het vinkje handmatig gezet te worden voor elke betaling.

Het correct bijgewerkt zijn van de betaalstatus, is de basis voor een aanmaning van een factuurronde naar de leden.

Herinneringstekst

Alvorens de aanmaningsronde te draaien is het verstandig om de tekst die extra op de factuur geplaatst zal worden te controleren.

Je kunt deze tekst instellen binnen de factuurtemplate in het veld "Tekst aanmaning".




De tekst zal bij de aanmaning ingevuld worden op de plaats waar de placeholder "{AANMANING}" gebruikt is.

 

Factuurronde aanmanen

Om een factuurronde aan te manen , ga je in Back-site naar het onderdeel Financieel en klik je bovenin de balk op 'Aanmanen'.
  1. In het scherm dat vervolgens opent, selecteer je de te manen factureringsronde. 
    Dit is de factueringsronde waarbij de betaalstatus van alle facturen bijgewerkt is, maar waar je van de openstaande facturen een herinnering wilt maken.
    Bij de selectie staat direct een indicatie hoeveel factuur er een aanmaning zullen krijgen, omdat het vinkje betaald uit staat.
  2. Klik vervolgens op 'aanmanen'. Er verschijnt een lijst van niet betaalde facturen uit deze factureringsronde.
  3. Vink eventueel facturen uit die niet mee hoeven in deze aanmaningsronde. 

Wanneer je de definitieve selectie hebt gemaakt, klik je onderaan op 'Genereer aanmaningen' om van alle geselecteerde openstaande facturen een extra pdf te genereren.

Je kunt de factureringsronde en de bijbehorende PDF-bestanden terugvinden door in Back-site naar Financieel > Facturering > Factureringsrondes te gaan. Klik daar op het plusje voor de factureringsronde om elke contributiefactuur en extra aanmaningsfactuur uit die factureringsronde terug te zien.