Factuurtemplate toevoegen
Als vereniging stuur je facturen naar zowel je leden als je sponsoren. Hoe deze factuurtemplates worden ingericht, bepaal je helemaal zelf - van achtergrondafbeelding tot logo, kleur, lettertype en getoonde velden.
Opbouw factuurtemplate
We zetten altijd standaard factuurtemplates voor je klaar, zodat je ze niet helemaal zelf hoeft op te stellen. Je vindt de factuurtemplates door in Club-assistent naar Financieel > Facturering > Factuurtemplates te gaan. Wanneer je een template opent, vind je daar de volgende velden:
| Naam template | Geef je template een naam |
| Template | In dit veld vind je het factuurtemplate. Wij richten standaard factuurtemplates voor je in, zodat hier altijd een opzet voor je in staat. Een factuurtemplate bestaat meestal uit tabellen, vaste teksten, placeholders en afbeeldingen (bijvoorbeeld je logo). Placeholders hebben altijd het format {PLACEHOLDER} en worden vervangen door de bijhorende gegevens. Let op! Je kunt voor afbeeldingen in het template enkel JPG bestanden gebruiken. |
| Tekst aanmaning | Wil je een aparte factuurtekst tonen op je aanmaningen? Schrijf hier een aanmaningstekst en zorg dat je de placeholder {AANMANING} toevoegt in het veld Template. Wanneer je dan een aanmaning verstuurt, wordt de placeholder automatisch vervangen door je aanmaningstekst. |
| Voettekst | Vul hier een tekst in om deze onderaan je facturen te tonen. Deze tekst mag uit maximaal 2 regels bestaan en zal cursief gecentreerd onderaan het factuur komen te staan. |
Factuurtemplate aanpassen
Je kunt een factuurtemplate zelf aanpassen. Pas bijvoorbeeld de vaste teksten aan of voeg je logo toe aan het template. Placeholders kun je zelf verplaatsen, weghalen of toevoegen. Onder het veld 'Template' vind je een overzicht van de beschikbare placeholders.
Wil je de structuur van het template aanpassen met extra tabellen of een andere tabelbreedte o.i.d.? Dan kun je het beste even een ticket inleggen in Problemen & Wensen met daarin je wensen. Dan kunnen we je helpen om ervoor te zorgen dat het template ook daadwerkelijk zo toegepast wordt als jij hebt bedacht.
Wil je de structuur van het template aanpassen met extra tabellen of een andere tabelbreedte o.i.d.? Dan kun je het beste even een ticket inleggen in Problemen & Wensen met daarin je wensen. Dan kunnen we je helpen om ervoor te zorgen dat het template ook daadwerkelijk zo toegepast wordt als jij hebt bedacht.
Nieuw factuurtemplate aanmaken
Om een nieuw factuurtemplate aan te maken, kun je het beste een ander factuurtemplate gebruiken als basis. Dat doe je als volgt:
- Open het factuurtemplate dat je als basis wilt gebruiken.
- Pas de naam van het template aan naar de gewenste naam voor het nieuwe template.
- Klik links onderin op 'Opslaan als kopie'.
DOCX gebruiken als basis voor je factuur
Om meer controle te krijgen over de layout kun je ook een .docx (Word bestand) gebruiken als basis.
Bij het aanmaken/aanpassen van een template kies je voor .docx en je upload het bestand.
Binnen het bestand kun je dezelfde placeholders gebruiken als in de HTML variant.
Binnen de .docx template heb je ook controle over de opmaak van de factuurregels.
I.p.v. de placeholder {FACTUURREGELS} kun je de losse placeholders {REGEL_OMSCHRIJVING} en {REGEL_BEDRAG} gebruiken. Deze dienen in een rij van een tabel te staan. Om de regel te herhalen dient de placeholder {NEXT_RECORD} direct na de regel gebruikt te worden. Zie voorbeeld hieronder.
Klik hier voor een voorbeeld template welke je kunt downloaden/aanpassen naar eigen inzicht en kunt uploaden in jouw Club-assistent omgeving.
Bij het aanmaken/aanpassen van een template kies je voor .docx en je upload het bestand.
Binnen het bestand kun je dezelfde placeholders gebruiken als in de HTML variant.
Binnen de .docx template heb je ook controle over de opmaak van de factuurregels.
I.p.v. de placeholder {FACTUURREGELS} kun je de losse placeholders {REGEL_OMSCHRIJVING} en {REGEL_BEDRAG} gebruiken. Deze dienen in een rij van een tabel te staan. Om de regel te herhalen dient de placeholder {NEXT_RECORD} direct na de regel gebruikt te worden. Zie voorbeeld hieronder.
Klik hier voor een voorbeeld template welke je kunt downloaden/aanpassen naar eigen inzicht en kunt uploaden in jouw Club-assistent omgeving.