Declaraties
Club-assistent geeft je de mogelijkheid om inzicht te houden in de declaraties van je vrijwilligers.
Club-instelling
Of de declaratiefunctionaliteit beschikbaar is voor de (commissie-)leden in de app wordt bepaald door de club-instelling.
Ga naar de module Instellingen en klik op clubinstellingen
vervolgens vind je de instelling voor declaraties op het tabblad Algemene instellingen onder het kopje Overige instellingen/MyClub
Om de instelling te laten werken klik je vervolgens rechtsonder op 'opslaan'.
Ga naar de module Instellingen en klik op clubinstellingen
vervolgens vind je de instelling voor declaraties op het tabblad Algemene instellingen onder het kopje Overige instellingen/MyClub
Om de instelling te laten werken klik je vervolgens rechtsonder op 'opslaan'.
Declaratiecategorie toevoegen
Als je binnen de vereniging declaraties toestaat door vrijwilligers, wil je die waarschijnlijk nog ordenen omdat je een budget per categorie hebt ingesteld. Die categorieën kun je zelf instellen.
Je gaat naar de module Financieel > Declaraties. Als laatste kop heb je de declaratiecategorieën.
Je gaat naar de module Financieel > Declaraties. Als laatste kop heb je de declaratiecategorieën.
| Naam | Voeg hier de naam in van de declaratiecategorie in. |
Declaraties
Als penningmeester ontvang je van alle ingediende declaraties een mail notificatie. Daarnaast worden alle declaraties opgeslagen voor eenvoudiger beheer.
Als je de status aanpast schuiven ze automatisch door naar de volgende stap in de afhandeling.
Als je de status aanpast schuiven ze automatisch door naar de volgende stap in de afhandeling.
| Categorie | De geselecteerde categorie |
| Datum uitgave | De datum waarop de uitgave is gedaan, ingevoerd door de indiener |
| Referentie | Een verwijziging naar de uitgave |
| Bedrag | Hoogte van de uitgave |
| Lid | Verwijzing naar het lid van de verenging |
| Datum indienen | De datum waarop de declaratie is ingediend |
| IBAN | Dit is het IBAN van het lid zoals ingesteld in de ledenadministratie |
| Status | Status van de declaratie; ingediend, geaccepteerd, afgewezen, uitgekeerd |
| Bon | Een foto van de factuur of kassabon |
Mailtekst
Elke keer als er een declaratie ingediend wordt door een vrijwilliger wordt er een mail verstuurd naar de penningmeester als notificatie.
De tekst van deze mail (en de ontvanger) is in te stellen bij de bevestigingsmails in de module Website en zoek naar 'DECLARATIE_INDIENEN'.
In de mail worden bovenstaande gegevens geplaatst + daarboven de tekst die je in de bevestigingsmail hebt geplaatst.
De tekst van deze mail (en de ontvanger) is in te stellen bij de bevestigingsmails in de module Website en zoek naar 'DECLARATIE_INDIENEN'.
In de mail worden bovenstaande gegevens geplaatst + daarboven de tekst die je in de bevestigingsmail hebt geplaatst.
Stats updates mails
Als je de status van een declaratie aanpast zal de indiender gelijk op de hoogte gebracht worden middels een mail.
Je bent dus altijd verzekert van snelle en transparante communicatie omtrent de afwerking van de declaratie.
De tekst van deze mail (en de ontvanger) is in te stellen bij de bevestigingsmails in de module Website en zoek naar 'DECLARATIE_STATUS_UPDATE'.
Je bent dus altijd verzekert van snelle en transparante communicatie omtrent de afwerking van de declaratie.
De tekst van deze mail (en de ontvanger) is in te stellen bij de bevestigingsmails in de module Website en zoek naar 'DECLARATIE_STATUS_UPDATE'.
