Declaraties trainers

Met Club-assistent Volledig kunnen de trainers een declaratie indienen over de gemaakte uren.
 

Club-instelling

Of de uren-declaratiefunctionaliteit beschikbaar is voor de trainers wordt bepaald door de club-instelling. Voorwaarde is dat de declaratiefunctionaliteit voor commissieleden aan staat. Daarnaast kies je nog een declaratiecategorie voor de trainersuren. Heb je die nog niet aangemaakt? Klik hier voor meer uitleg. 


Ga naar de module Instellingen en klik op clubinstellingen


Vervolgens vind je de instelling voor declaraties op het tabblad Algemene instellingen onder het kopje Overige instellingen/MyClub


 

Uurtarief en kilometervergoeding

De declaratie van de trainer is gebaseerd op
  • Aanwezigheid bij de training
  • Uurtarief ingesteld door de club
  • Kilometervergoeding ingesteld door de club (afstand woonadres trainer <> trainingsaccomodatie)
Omdat we ons kunnen voorstellen dat de vergoeding (uurtarief) afhangt van de groep die je traint en de rol die je hebt kun je de laatste 2 items instellen bij het teamlid. 



Je gaat naar de module Groepen, Trainingen & Wedstrijden > Groepen huidige seizoen en klik op het plusje, links van de groep van de trainer. Klik vervolgens, in de regel, op de trainer. 

Dit is natuurlijk alleen relevant voor de kaderleden (trainers en assistent-trainers).

Declaraties indienen door de trainer

Als penningmeester ontvang je van alle ingediende declaraties een mail notificatie. Daarnaast worden alle declaraties opgeslagen voor eenvoudiger beheer.
Als je de status aanpast schuiven ze automatisch door naar de volgende stap in de afhandeling.
 
Categorie De geselecteerde categorie
Datum uitgave De datum waarop de uitgave is gedaan, ingevoerd door de indiener 
Referentie Een verwijzing naar de uitgave
Bedrag Hoogte van de uitgave
Lid Verwijzing naar het lid van de verenging
Datum indienen De datum waarop de declaratie is ingediend
IBAN Dit is het IBAN van het lid zoals ingesteld in de ledenadministratie
Status Status van de declaratie; ingediend, geaccepteerd, afgewezen, uitgekeerd
Bon Een foto van de factuur of kassabon
   

Mailtekst

Elke keer als er een declaratie ingediend wordt door een trainer, wordt er een mail verstuurd naar de penningmeester als notificatie.

De tekst van deze mail (en de ontvanger) is in te stellen bij de bevestigingsmails in de module Website en zoek naar 'DECLARATIE_INDIENEN'.

In de mail worden bovenstaande gegevens geplaatst + daarboven de tekst die je in de bevestigingsmail hebt geplaatst. 
 

Declaratie template

Voor de opmaak van de urendeclaraties wordt een template gebruikt. Je kunt hier je club-specifieke template uploaden gebaseerd op een .docx bestand.

Ga naar Instellingen > Docx templates en zoek naar 'DECLARATIES_TRAININGEN_TEMPLATE'.

 

Download het default template en pas deze aan in Microsoft Word. Laat hierbij de tabel intact maar voeg bijv. een logo of extra header en footer toe.
Sla het document op en upload dit op dezelfde plaats als waar deze gedownload is.
Het bestand wat nu geupload is vervangt het default template.
 

Declaraties indienen

De trainers hebben op de MyClub pagina in de sectie "Declaraties" een extra optie om de uren-declaratie in te dienen.

Na keuze van maand en jaar worden alle training opgelijst en de declaratie uitgerekend.
De trainer rondt af met "Indienen bij de penningmeester".
 
Voorbeeld declaraties MyClub