Declaraties trainers - Club Assistent

Met Club-assistent Volledig kunnen de trainers een declaratie indienen over de gemaakte uren.

Club-instelling

Of de uren-declaratiefunctionaliteit beschikbaar is voor de trainers wordt bepaald door de club-instelling. Voorwaarde is dat de declaratiefunctionaliteit voor commissieleden aan staat. Daarnaast stel je nog een declaratiecategorie in voor de trainersuren. Heb je nog geen categorie aangemaakt? Klik hier voor meer uitleg.

Ga naar de module Instellingen en klik op Clubinstellingen (Extra opties)

Vervolgens vind je de instelling voor declaraties op het tabblad Algemene instellingen onder het kopje Overige instellingen/MyClub

Uurtarief en kilometervergoeding

De declaratie van de trainer is gebaseerd op

Aanwezigheid bij de training
Uurtarief ingesteld door de club
Kilometervergoeding ingesteld door de club (afstand woonadres trainer <> trainingsaccomodatie)

Het uurtarief van een trainer kun je instellen op de ledenkaart. Als de trainer een tarief krijgt wat onafhankelijk is van de groep die getraint wordt of wie er wordt vervangen dan ben je klaar met het instellen van dit basis tarief per trainer
Je gaat naar de module Ledenadministratie > Leden klikt op het juiste lid (=trainer) en vul de 2 velden in.

Omdat we ons kunnen voorstellen dat de vergoeding (uurtarief) wel afhangt van de groep die je traint en de rol die je hebt kun je de laatste 2 items ook instellen bij het teamlid.

Je gaat naar de module Groepen, Trainingen & Wedstrijden > Groepen huidige seizoen en klikt op het plusje, links van de groep van de trainer. Klik vervolgens, in de regel, op de trainer.

Dit is natuurlijk alleen relevant voor de kaderleden (trainers en assistent-trainers).

Vervangende trainer

Vervangende trainers hebben ook de mogelijkheid om de trainingen te declareren.
Hierin zijn er twee situaties.

situatie 1 : De trainer heeft via de myclub pagina een vervangende trainer aangewezen.
- Heeft de vervangende trainer een basis tarief ingevuld dan zal dat gebruikt worden als uurtarief voor de declaratie.
- Is dat niet het geval dan zullen de bedragen die bij de teamlid gegevens van de trainer stonden worden overgenomen naar de vervangende trainer.
situatie 2 : de training wordt overgedragen door de club.
- In dit geval dien je de training als afwijkend te markeren, de vervangende trainer te selecteren.
- Indien de trainer een afwijkend bedrag krijg t.o.v. basis tarief vul dan de bedragen in het aangegeven bij de training.

Omdat een vervangende trainer niet altijd een teamlid is, is het ook niet nodig voor de declaratie dat een vervangende trainer aanwezig is gemeld. Bij het overzicht van "te declareren trainingen"zou automatisch de juiste trainingen vermeld moeten staan. Zo niet probeer de pagina nog eens opnieuw in te laden. grote kans dat er onder water trainingen opgehaald worden.

Resumé:
Declareren van trainingen kijkt naar (in volgorde van prioriteit):

Teamlid uurtarief (= team specifiek tarief voor deze trainer)
Lid trainer_uurtarief (= basis tarief voor deze trainer)
Vervangende trainer uurtarief (= zie hieronder)

Het vervangende trainer uurtarief wordt gevuld op het moment van aanstellen van de vervangende trainer. (in volgorde van prioriteit):

Teamlid uurtarief (van de trainer die vervangen wordt)
Lid trainer_uurtarief (van de trainer die vervangen wordt)

Declaraties indienen door de trainer

Als penningmeester ontvang je van alle ingediende declaraties een mail notificatie. Daarnaast worden alle declaraties opgeslagen voor eenvoudiger beheer.
Als je de status aanpast schuiven ze automatisch door naar de volgende stap in de afhandeling.

Categorie	De geselecteerde categorie
Datum uitgave	De datum waarop de uitgave is gedaan, ingevoerd door de indiener
Referentie	Een verwijzing naar de uitgave
Bedrag	Hoogte van de uitgave
Lid	Verwijzing naar het lid van de verenging
Datum indienen	De datum waarop de declaratie is ingediend
IBAN	Dit is het IBAN van het lid zoals ingesteld in de ledenadministratie
Status	Status van de declaratie; ingediend, geaccepteerd, afgewezen, uitgekeerd
Bon	Een foto van de factuur of kassabon

Mailtekst

Elke keer als er een declaratie ingediend wordt door een trainer, wordt er een mail verstuurd naar de penningmeester als notificatie.

De tekst van deze mail (en de ontvanger) is in te stellen bij de bevestigingsmails in de module Website en zoek naar 'DECLARATIE_INDIENEN'.

In de mail worden bovenstaande gegevens geplaatst + daarboven de tekst die je in de bevestigingsmail hebt geplaatst.

Declaratie template

Voor de opmaak van de urendeclaraties wordt een template gebruikt. Je kunt hier je club-specifieke template uploaden gebaseerd op een .docx bestand.

Ga naar Instellingen > Docx templates en zoek naar 'DECLARATIES_TRAININGEN_TEMPLATE'.

Download het default template en pas deze aan in Microsoft Word. Laat hierbij de tabel intact maar voeg bijv. een logo of extra header en footer toe.
Sla het document op en upload dit op dezelfde plaats als waar deze gedownload is.
Het bestand wat nu geupload is vervangt het default template.

De volgende placeholders kun je in het template gebruiken:

TRAINER_VOORNAAM
TRAINER_TUSSENVOEGSEL
TRAINER_ACHTERNAAM
TRAINER_STRAAT
TRAINER_HUISNUMMER
TRAINER_HUISNUMMER_TOEV
TRAINER_POSTCODE
TRAINER_WOONPLAATS
OPMERKINGEN	De opmerking die de trainer toegevoegd heeft tijdens het indienen van de declaratie
REFERENTIE	De tekst: 'trainingen <Gekozen maand> - <Gekozen jaar>'
TEAM	Team waarbij de trainer aanwezig was
DAG	Dag van de training
TRAINER_IBAN	Dit is het IBAN van de trainer zoals ingesteld in de ledenadministratie
DATUM	Datum waraop de training gegeven is
TIJD	Tijdstip van de training
UREN	De tekst: '<Aantal trainingsuren> uur x <Uur bedrag> = <Totaal bedrag voor training>'
AANTAL_UUR	Aantal uren van de training
TOTAAL_AANTAL_UREN	Totaal aantal uren
KMS	Aantal kilometers op basis van huisadres en trainingslocatie
TOTAAL	Totaal bedrag per regel
TOTAAL_BEDRAG	Totaal bedrag van de gehele declaratie

Een placeholder pas je toe door deze tussen {} te zetten. voorbeeld: {TRAINER_VOORNAAM}

Declaraties indienen

De trainers hebben op de MyClub pagina in de sectie "Declaraties" een extra optie om de uren-declaratie in te dienen.

Na keuze van maand en jaar worden alle training opgelijst en de declaratie uitgerekend.
Het aantal uur dat de trainer bij de training was is al ingevuld, op basis van het totaal aantal uren van de training. Dit kan de trainer nog wel aanpassen.
De reisafstand moet door de trainer altijd zelf ingevuld worden.
De trainer rondt af met "Indienen bij de penningmeester".

Voorbeeld declaraties MyClub