Implementatie van de Club-assistent app

Het uitrollen van de app binnen de vereniging zorgt voor een centrale plek voor alle communicatie. Om dit proces soepel te laten verlopen, doorloop je een aantal voorbereidende stappen en acties.

Voorbereiding

Voordat de app succesvol kan worden ingezet, is een actuele administratie essentieel. Controleer daarom het volgende in de beheeromgeving:
  • Ledenadministratie: staan alle gegevens correct in het systeem en is de data actueel?
  • ​​Groepsindeling: zijn de leden in de juiste groepen ingedeeld?
Deze stappen zijn een voorwaarde voor een goede werking van de app en de communicatie naar de juiste personen.

Wat regelt Club-assistent?

Zodra de vereniging start met de app-implementatie, verzorgen wij de volgende technische zaken:
  • De beheerrechten voor de app worden uitgebreid.
  • De app wordt geconfigureerd in de huisstijl van de vereniging.
  • De mailingmodule wordt geactiveerd en visueel ingericht.
  • Er worden standaard onboarding-mails klaargezet die je als basis kunt gebruiken.

Stappenplan voor de uitrol

Wanneer de voorbereiding is afgerond, kan er worden gestart met de daadwerkelijke uitrol binnen de vereniging. Hiervoor kan het volgende stappenplan worden gevolgd:

Stap 1: Testgroep betrekken
Start met een kleine groep gebruikers die de app als eerste gaat testen

Stap 2: App installeren
Installeer de app op je eigen toestel om de werking te ervaren

Stap 3: Mailings aanpassen
Ga in Club-assistent naar de klaargezette nieuwsbrief voor de onboarding van de app. Pas de teksten aan waar nodig.

Stap 4: Testen van de communicatie
Stuur de klaargezette nieuwsbrief als voorbeeld naar jezelf en de kleine groep gebruikers die mee gaan testen. Controleer samen of alle teksten kloppen en of de onboarding van de app op deze manier duidelijk is voor jullie leden

Stap 5: Gefaseerd verzenden
Stuur de mailing eerst naar de trainers/groepsleiders. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor leden en kunnen leden helpen bij de installatie.
Stuur daarna de mailing naar alle overige leden.
Tips:


Tip: streef naar een dekkingsgraad van 80% onder de leden, om de communicatie binnen de vereniging volledig via de app te kunnen laten verlopen.

 

Functionaliteiten per doelgroep

Afhankelijk van je rol binnen de vereniging, heb je toegang tot bepaalde functionaliteiten binnen de app.


Voor de leden:
  • Ontvangen van pushnotificaties bij nieuwsberichten en nieuwsbrieven
  • Inschrijven voor activiteiten
  • Aan- en afmelden voor trainingen
  • Aankopen doen in de clubshop
  • Aanmelden voor vrijwilligerstaken
  • etc.

Voor de trainers:
  • Bijhouden van de aanwezigheidsregistratie van het gehele team
  • Het indienen van urendeclaraties
  • Het versturen van teamberichten
  • Het inzien van teamleden die de app nog niet hebben
  • Afhankelijk van de privacy instellingen kunnen trainers bijvoorbeeld het telefoonnummer van de teamleden zien.
Zie https://support.club-assistent.nl/app voor meer toelichting

Voor de commissieleden:
  • Plannen van vergaderingen
  • Het aanmaken van acties binnen de commissie
  • Het uploaden en beheren van documenten
  • Het scannen van e-tickets bij de activiteiten die de commissie organiseert

Voor sponsoring:
 

Club-assistent App algemeen