E-mailadressen beheren

Let op!
Dit is alléén mogelijk met e-mailadressen die zijn aangemaakt in de DirectAdmin omgeving via de mailserver van Club-assistent. Heb je nog geen toegang tot een DirectAdmin omgeving? Leg dan een vraag in bij Support Ticket of kijk in het archief of je de inloggegevens daar kunt vinden.

Is je Club-assistent omgeving nog niet live, maar heb je al wel de mailboxen ingericht? Dat is een goede voorbereiding! Je zult alleen wel merken dat je e-mails kunt versturen, maar nog geen e-mails kunt ontvangen. Dit klopt en is geen probleem, deze e-mailadressen werken namelijk pas als je nieuwe website live is.
 

Het voordeel van het koppelen van een e-mailaccount binnen Club-assistent aan een commissie of een lid is dat zij maar één login nodig heeft; die van van de website. Hoewel het mogelijk blijft, hoeven (commissie)leden de e-mailaccounts dan ook niet aan een apart mailprogramma te koppelen.

Als iemand lid wordt van een commissie, krijgt diegene direct toegang tot de mailbox van die commissie. Ook als een lid stopt of zijn/haar functie overdraagt, is het overdragen van de mailbox zo geregeld, en hoeft er geen extra informatie over en weer te worden gemaild.

Om e-mailaccounts aan te kunnen maken heb je de inloggegevens nodig van de omgeving. Deze inloggegevens kun je opvragen door bij Support tickets in het archief naar de inloggegevens te zoeken of een nieuw item in te leggen. Een van onze medewerkers zal je zo snel mogelijk de inloggegevens doorgeven.

Met de verkregen informatie kan je inloggen op de mailomgeving/DirectAdmin van Club-assistent.
Ga hiervoor naar https://mail.club-assistent.nl:2222/ en log in.

Hier kun je de e-mailadressen aanmaken en beheren, het beheren ervan wordt later behandeld. Kies "E-Mail Accounts".

Dit is een overzicht van alle e-mailaccounts die tot nu toe zijn aangemaakt. Om er een toe te voegen klik je op "Create mail account".

Vul hier het e-mailadres in wat je wilt aanmaken. Het wachtwoord kan je zelf in DirectAdmin invullen of laten generen (een wachtwoord moet altijd uit minimaal één kleine letter, hoofdletter, cijfer en speciaal karakter bestaan). De limiet (Email Quota) stel je in op 0 (onbeperkt).

Wil je een willekeurig (random) én veiliger wachtwoord? Maak er dan een aan met deze link en kopieer en plak het wachtwoord wat hier getoond wordt.

Na het klikken op "Create" zie je het ingevoerde (of automatisch gegenereerde) wachtwoord als bevestiging, dit wachtwoord heb je straks nodig. Onthoud dit dus goed!

Dit wachtwoord zal de persoon nodig hebben voor het instellen van de mailbox in een extern mailprogramma (zoals Outlook) en als die het op zijn/haar telefoon/tablet wil instellen.

Nu je het e-mailadres hebt gemaakt, kun je deze koppelen. Ga hiervoor terug naar Club-assistent, ga naar "Instellingen" > "E-mailadressen" en voeg hier een item toe.

Vul hier je e-mailadres en het wachtwoord in en klik op "Wachtwoord versleutelen". Zodra dit gedaan is, wordt het invulveld grijs, en kun je het item opslaan.
 

Het e-mailadres kan nu gekoppeld worden op drie manieren:

• Commissie: ieder commissielid die in de gekozen commissie zit, heeft toegang tot het e-mailaccount. Dit kan eventueel, bij de commissieleden zelf, per lid uitgezet worden.
• Commissie functie: ieder lid in een commissie met een bepaalde functie heeft toegang tot het e-mailaccount. Ook wordt het e-mailadres bij de contactgegevens getoond op de commissiepagina op de website.
• Lid: Alleen dat lid heeft toegang tot het e-mailaccount, ongeacht commissie.

Je kan deze toevoegen door in "Instellingen" > "E-mailadressen" op het  plusje te klikken en een item toe te voegen bij een van de genoemde opties.

Het automatisch doorsturen van e-mailberichten naar een ander e-mailadres kan je via DirectAdmin instellen. Om een doorzendadres in te stellen, moet je eerst inloggen op de mailserver/DirectAdmin.
Weet je niet meer hoe je op de mailserver komt? Dit staat hierboven uitgelegd bij 'E-mailaccounts aanmaken'.

Nadat je bent ingelogd, klik je op 'Forwarders'. Om er een toe te voegen klik je op 'Create new E-Mail Forwarder'.

Bij 'Forwarder Name' vul je het e-mailadres van jouw domein in. In het 2e veld (Destination Email) vul je het e-mailadres in waar de e-mails naartoe verzonden moeten worden. Alles goed ingevuld? Klik dan op 'create' om de forwarder te bevestigen.

Je kan ook direct toegang verkrijgen tot de mailbox door naar de website van je vereniging te gaan en achter de url /roundcube te typen. Bijvoorbeeld: www.domeinnaam.nl/roundcube
Hier log je in met het e-mailadres en wachtwoord wat je in de bovenste stappen hebt aangemaakt.

Je kunt, voor mailboxen, 'out of office' instellen door in te loggen op de mailomgeving waar je ook de mailboxen kunt instellen. https://mail.club-assistent.nl:2222/.

Als je ingelogd bent, kun je klikken op 'Vacation Messages' om een vakantie melding in te stellen op een van de mailboxen. 
Hieronder, in volgorde van de velden die je kunt invoeren voor het instellen van de 'out of office', staat korte uitleg over de velden.

• Kies de mailbox waarvoor je de 'out of office' wilt instellen.
• Stel in welke tekst voor het originele onderwerp van de e-mail moet worden toegevoegd.
• Reply encoding kun je negeren. 
• Kies bij content-type of je plain(tekst zonder styling) of HTML(tekst met HTML opmaak) wilt gebruiken in het bericht. Bij HTML moet je ook HTML plakken. Wij raden aan om 'plain'  te kiezen.
• Stel in op welke tussenpozen een afzender dit bericht moet ontvangen. Als deze dan meer malen in die periode een bericht stuurt, wordt er enkel 1 keer een bericht teruggezonden.
• Voer je bericht in.
• Stel in vanaf wanneer het bericht verzonden moet gaan worden.
• Stel in vanaf wanneer het bericht niet meer moet worden verzonden.

Als je alles ingesteld hebt, kun je het opslaan door op 'create' te klikken.

Accountgegevens
Gebruikersnaam: het volledige e-mailadres
Wachtwoord: het wachtwoord wat is ingesteld bij het aanmaken van die mailbox. (wachtwoord kwijt/vergeten? Als de mailbox is gekoppeld in de Club-assistent bij Instellingen > Mailboxen > E-mailadressen, dan kan je als administrator het ingestelde wachtwoord zien. Anders wijzig je het wachtwoord via de mailserver (DirectAdmin))

Servergegevens
Type account: IMAP
Server voor inkomende e-mail: mail.club-assistent.nl
Server voor uitgaande e-mail: mail.club-assistent.nl

Meer instellingen
Poortnummer inkomende e-mail: 993
Poortnummer uitgaande e-mail: 465
Type versleuteling TLS (of geen)
Bij de server voor uitgaande e-mail moet '[ ] voor deze server is verificatie vereist aangevinkt staan.

Android Telefoon/tablet
Kies bij type versleuting voor
SSL/TLS als je de keuze hebt tussen SSL/TLS of STARTTLS
SSL als je de keuze hebt tussen SSL of TLS

De nieuwe mailboxen gaan pas volledig werken zodra je nieuwe website live is. Het kan hierdoor zijn dat jouw huidig e-mailadres belangrijke e-mails bevat die je wilt bewaren. Deze e-mails kan je bewaren door een back-up te maken van je mailbox.

Vraag aan jullie systeem beheerder of voor de mail gebruik wordt gemaakt van DirectAdmin. In dat geval kan de systeembeheerder daar een backup maken en deze via https://www.dropbox.com/transfer beschikbaar stellen. Zet de link voor de download vervolgens in een ticket in Club-assistent. (bij voorkeur in het ticket dat over de mail gaat).

Hoe maak ik een back-up van mijn mailbox?

Log hiervoor in bij je huidige/oude mailbox. Selecteer daar de e-mails die je wilt back-uppen. Afhankelijk van de mailservice/het mailprogramma dat je gebruikt, kun je dan die e-mails downloaden. 

E-mail back-up inlezen in Club-assistent.

Log in via Roundcube met je e-mailadres en wachtwoord.
Ga in het menu naar E-mail. (na inloggen zit je hier meestal al in)
 

Klik op 'meer', rechts boven in beeld, en kies voor 'Importeren'.
 

Klik op 'Blader' om een bestand te kiezen op jouw computer. 
 

De volgende bestandstype worden ondersteund.

• .eml
• .mbox
• .msg
• .zip (een ingepakt bestand van meerdere bestanden van 1 van de bovenstaande typen).

Klik op importeren zodra je het bestand hebt gekozen.

 

Mail backuppen via een extern programma? 

Begin met het instellen van jouw e-mailadres op een extern mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird of Gmail (een ander mailprogramma mag natuurlijk ook als je dat gebruikt).

Na het instellen kan je heel eenvoudig alle e-mail van jouw huidig e-mailadres overzetten naar het e-mailadres dat je vanuit Club-assistent gaat gebruiken.

Je kan het beste het mailprogramma Thunderbird installeren als je nog helemaal geen gebruik maakt van een extern mailprogramma zoals Gmail of Outlook.

Je kan Thunderbird hier downloaden 

Hoe stel ik mijn e-mailadres in, in een extern mailprogramma: 

Per mailprogramma staat hieronder een handleiding beschikbaar, klik op het mailprogramma dat jij gebruikt:

• Thunderbird
• Gmail
• Outlook

Stel nu eerst jouw huidig e-mailadres in (bijvoorbeeld een @hotmail.com, @gmail.com of een ander e-mailadres) Daarna het nieuwe e-mailadres van jouw domeinnaam. Je kan nu de mail (mappen) van je @hotmail, @gmail of een ander e-mailadres verplaatsen naar je domeinnaam e-mailadres die je hebt ingesteld.

Je back-up is nu gemaakt. Alle mailinhoud en belangrijke e-mails zijn verplaatst en worden bewaart op het nieuwe e-mailadres.