E-mailadressen beheren

Met Club-assistent is het mogelijk om e-mailaccounts te koppelen aan leden en/of commissies. De gekoppelde mailboxen zijn vervolgens zichtbaar op de MyClub pagina van het lid of de commissieleden. Hier leggen we uit hoe de mailboxen worden aangemaakt en hoe deze gekoppeld kunnen worden.

Waarom koppelen met Club-assistent?

Het voordeel van het koppelen van een e-mailaccounts binnen Club-assistent aan een commissie of een lid is dat zij maar één login nodig hebben; die van van de website. Hoewel het mogelijk blijft, hoeven (commissie)leden de e-mailaccounts dan ook niet aan een apart mailprogramma te koppelen.

Als iemand lid wordt van een commissie, krijgt diegene direct toegang tot de mailbox van die commissie. Ook als een lid stopt of zijn/haar functie overdraagt, is het overdragen van de mailbox zo geregeld, en hoeft er geen extra informatie over en weer te worden gemaild.

E-mailaccounts aanmaken

Om e-mailaccounts aan te kunnen maken heb je de inloggegevens nodig van de omgeving. Deze inloggegevens kun je opvragen door in de Problemen & Wensen een nieuw item in te leggen. Een van onze medewerkers zal je zo snel mogelijk de inloggegevens doorgeven.

Log in op de mailomgeving

Met de verkregen informatie kan je inloggen op de mailomgeving van Club-assistent.
Ga hiervoor naar https://mail.club-assistent.nl:2222/ en log in.
Hier kun je de e-mailadressen maar ook spam-instellingen beheren, deze worden later behandeld. Kies "E-Mail Accounts".
Dit is een overzicht van alle e-mailaccounts die tot nu toe zijn aangemaakt. Om er een toe te voegen klik je op "Create mail account".
Vul hier het e-mailadres in wat je wilt aanmaken. Het wachtwoord kan je zelf in DirectAdmin invullen of laten generen (een wachtwoord moet altijd uit minimaal één kleine letter, hoofdletter, cijfer en speciaal karakter bestaan). De limiet stel je in op 0 (onbeperkt).

Na het klikken op "Create" zie je het ingevoerde (of automatisch gegenereerde) wachtwoord als bevestiging, dit wachtwoord heb je straks nodig. Onthoud dit dus goed!

E-mailaccount koppelen met Club-assistent

Nu je het e-mailadres hebt gemaakt, kun je deze koppelen. Ga hiervoor terug naar Back-site, ga naar "Instellingen" > "E-mailadressen" en voeg hier een item toe.

Vul hier je e-mailadres en het wachtwoord in en klik op "Wachtwoord versleutelen". Zodra dit gedaan is, wordt het invulveld grijs, en kun je het item opslaan.
 
Het e-mailadres kan nu gekoppeld worden op drie manieren:
  • Commissie: ieder commissielid die in de gekozen commissie zit, heeft toegang tot het e-mailaccount. Dit kan eventueel, bij de commissieleden zelf, per lid uitgezet worden.
  • Commissie functie: ieder lid in een commissie met een bepaalde functie heeft toegang tot het e-mailaccount. Ook wordt het e-mailadres bij de contactgegevens getoond op de commissiepagina op de website.
  • Lid: Alleen dat lid heeft toegang tot het e-mailaccount, ongeacht commissie.
Je kan deze toevoegen door in "Instellingen" > "E-mailadressen" op het  plusje te klikken en een item toe te voegen bij een van de genoemde opties.

Afwezigheids-/vakantiemelding instellen

Via de volgende pagina kun je inloggen met je e-mailadres en bijbehorende wachtwoord.
http://settings.mailserver.back-site.nl/email/

Kies vervolgens voor 'Vacation Messages' > 'Click here to set a vacation message'