Activiteiten factureren
Wanneer een evenement plaatsvindt en je een bijdrage vraagt aan de deelnemers, dan kan het zijn dat die deelnemers een factuur wensen.
Factuurtemplate instellen
Zorg dat er een factuurtemplate aangemaakt is die je wilt gebruiken voor de activiteiten.
Genereren van de facturen
- Navigeer naar de module Financieel en klik bij Extra opties op Factureren.
- Kies bij Type voor 'Activiteit'.
- Vervolgens selecteer je de activiteit waarvoor je de facturen wilt genereren.
- De factuurdatum staat automatisch op de datum van vandaag, maar die kun je handmatig aanpassen. Deze datum wordt getoond op de factuur.
- Bepaal het format van de factuurnummering door een voorvoegsel, startnummer en achtervoegsel in te voeren. Het voorvoegsel kan bijvoorbeeld het jaartal zijn of een lettercombinatie. Dit veld is verplicht.
Het startnummer bepaal je meestal op basis van de laatst uitgegeven factuur.
Achtervoegsels zijn niet verplicht. - Het btw-percentage geef je aan als deel van 1 (dus 0,21 in plaats van 21%). Dit percentage wordt meegenomen in de berekening van de bedragen en wordt apart vermeld op de facturen.
- Wanneer je alle gegevens hebt ingevuld en gecontroleerd, klik je op 'Volgende'. Vervolgens krijg je een overzicht in beeld met het type factureringsronde, het aantal facturen dat aangemaakt zal worden en het totaalbedrag waarvoor zal worden gefactureerd.
Onder deze samenvatting vind je een overzicht van alle facturen die zullen worden gegenereerd. Hierbij kun je handmatig aanpassen wie er wel en niet gefactureerd wordt. Standaard staan alle facturen geselecteerd, maar je kunt facturen handmatig deselecteren of alle facturen met één druk op de knop deselecteren (selectie omkeren) en zelf aanvinken wie er wél gefactureerd dient te worden.
Wanneer je de definitieve selectie hebt gemaakt, klik je onderaan op 'Genereer facturen' om alle facturen te genereren. Je kunt de factureringsronde en de bijbehorende PDF-bestanden terugvinden door in Club-assistent naar Financieel > Facturering > Factureringsrondes te gaan. Klik daar op het plusje voor de factureringsronde om elke factuur uit die factureringsronde terug te zien.