Gebruik maken van e-tickets
E-tickets bij activiteiten
Bij grote activiteiten en evenementen is het registreren van aanwezigheid nog niet zo makkelijk. Het is lastig om te controleren of je iedereen hebt gehad en of er niet meer mensen zijn gekomen dan er zijn ingeschreven. Daarom hebben we nu de e-tickets in Club-assistent geïntegreerd.
E-tickets gebruiken
Bij het aanmaken van een activiteit heb je de keuze om geen e-tickets, eenmalig scanbare e-tickets of onbeperkt scanbare e-tickets te gebruiken.
- Eenmalig scanbare e-tickets: inschrijvers krijgen een QR/barcode toegestuurd die één keer gescand kan worden. Probeer je de QRcode nogmaals te scannen, dan krijg je de melding dat de QRcode al gescand is. Deze tickets kun je bijvoorbeeld gebruiken bij unieke toegangscontrole.
- Onbeperkt scanbare e-tickets: inschrijvers krijgen een QRcode toegestuurd die onbeperkt gescand kan worden. Handig als iemand bijvoorbeeld langs meerdere checkpoints moet (zoals avond4daagse).
Hoe werken e-tickets?
Benodigdheden
- Club-assistent activiteitenmodule
- QR/Barcodescanner (je kunt de codes ook handmatig invoeren, maar dat werkt een stukje minder efficiënt.
Barcodes gebruiken
- Maak een activiteit aan met e-tickets
- Zorgt dat mensen zich inschrijven.
- Inschrijvers ontvangen na inschrijving automatisch een QRcode in hun inbox.
We spoelen vooruit naar de dag van je activiteit
Scannen van de barcode op het e-ticket kan op 2 manieren.1. Scannen met de Club-assistent app
- Log als commissie lid in op de club-assistent app.
- Ga naar activiteiten overzicht
- klik op het aantal deelnemers
- je krijgt nu het overizcht van alle deelnemers te zien.
- Rechtsboven in je scherm staat een klembord icoontje. Klik hierop.
- Je kunt de deelnemers op aanwezig zetten door het schuifje juist in te stellen. of
- je gebruikt de knop 'E-ticket scannen' onderin het scherm om via de scanner iedereen op aanwezig te zetten.
- Wordt een ticket vor de 2e keer aangeboden dan zal de scanner dat aangeven.
- Zijn er gegevens ingevoerd bij het inschrijven dan zullen deze ook verschijnen als scan resultaat.
2. Sannen met een externe scanner
- Sluit de barcodescanner aan op je computer of telefoon.
- Log in via Club-assistent, ga naar 'Activiteiten, planning & commissies' en klik bovenin de balk op 'Activiteit Scanner'.
- Scan voor elke aanwezige de barcode.
E-tickets personaliseren
Bepaal zelf het uiterlijk van het e-ticket dat in de bijlage als PDF wordt meegestuurd. Download hiern een basis template past dat aan in Microsoft Word en koppel het als bijlage aan de activiteit.
{DATUM}
*{BARCODETEMP}*
Een QR code heeft de voorkeur vanwege de snelheid van scannen Deze staat ook in het voorbeeld ticket . Als je toch de laatste placeholder alleen als je toch de voorkeur geeft aan een barcode op het e-ticket. Vergeet bij de barcode niet om de sterretjes er voor en achter te zetten.
Tip: Type de placeholder in één flow. Als je een typefout gemaakt hebt en je wil die achterafcorrigeren. Verwijder dan de gehele placeholder en type die in HOOFDLETTERS opnieuw.
Welke placeholders kan ik gebruiken in de template
{ACTIVITEITNAAM}{DATUM}
*{BARCODETEMP}*
Een QR code heeft de voorkeur vanwege de snelheid van scannen Deze staat ook in het voorbeeld ticket . Als je toch de laatste placeholder alleen als je toch de voorkeur geeft aan een barcode op het e-ticket. Vergeet bij de barcode niet om de sterretjes er voor en achter te zetten.
Tip: Type de placeholder in één flow. Als je een typefout gemaakt hebt en je wil die achterafcorrigeren. Verwijder dan de gehele placeholder en type die in HOOFDLETTERS opnieuw.
Waar kan ik het template uploaden?
- Open de activiteit
- Ga naar tabblad Eigenschappen
- Ga naar de sectie Bevestigingsmails
- geef hier optioneel tekst in welk in de bevestigingsmail koment te staan voor en na de inschrijfdetails
- upload het template als bijlage