Aanwezigheidsregistratie bij activiteiten

Wanneer een evenement plaatsvindt, wil je vaak de aanwezigheid van de deelnemers registreren. En dit wil je vooral niet alleen hoeven doen: je wilt een aantal vrijwilligers aanwijzen die je zullen helpen bij het registreren van de aanwezigheid. In deze tutorial leggen we uit hoe je commissieleden kan inzetten om te ondersteunen bij de aanwezigheidsregistratie.

 

Het koppelen van commissieleden aan een activiteit

  1. Ga in Back-site naar 'Activiteiten, planning & commissies' en klik vervolgens onder het kopje 'Activiteiten' op 'Aankomende activiteiten'.
  2. Selecteer een activiteit.
  3. Helemaal rechts onderin staat de optie Commissie koppelen aan activiteit:
  4. Vervolgens selecteer je de commissie naar keuze.
Klik onderaan de pagina op 'Opslaan' om je commissie op te slaan bij de activiteit.

Registratie via de app

Vervolgens breekt de dag van de activiteit aan. Zorg ervoor dat de commissie die je hebt ingezet, de Club-assistent app heeft geïnstalleerd op hun telefoon. In de app kunnen ze namelijk op de volgende manier de aanwezigheid van deelnemers registreren:
  1. Ga via het menu naar Activiteiten
  2. Klik op 'Deelnemers' bij de activiteit waarvoor je aanwezigheid gaat registreren
  3. Klik rechtsboven op het klembord icoontje
    Zie je dit icoontje niet? Dan mag je waarschijnlijk geen aanwezigheid registreren. Neem hiervoor contact op met de verantwoordelijke voor de activiteit.
  4. Je kunt nu de aanwezigheid registreren op twee manieren
    1. Zijn er e-tickets? Dan kun je de tickets scannen door onderaan op E-ticket scannen te klikken.
    2. Zijn er geen e-tickets? Gebruik dan de schuifjes

Nieuwe deelnemer registreren

Tijdens het registreren van de aanwezigheid van de deelnemers kan het weleens voorkomen dat iemand op komt dagen die niet ingeschreven staat. 
Het is mogelijk om dit lid alsnog toe te voegen bij de activiteit en te registreren. In de app is er namelijk bij de registratie een + teken beschikbaar om extra deelnemers toe te kunnen voegen.
  1. Zodra je hier op klikt, opent zich het Deelnemer toevoegen scherm en kan je zoeken naar leden uit de ledenlijst.
  2. Daarnaast krijg je nog de optie om extra personen bij het lid toe te voegen als deze nog een extra introducée meeneemt. 
  3. Klik op toevoegen om het proces af te ronden.
Je blijft nu in het Deelnemer toevoegen scherm, hier moet nog wel op annuleren geklikt worden om terug te gaan naar de deelnemer registratie.