Activiteiten factureren
Wanneer een evenement plaatsvindt en je vraagt een bijdrage aan de deelnemers dan kan het zijn dat die deelnemers een factuur wensen.
Factuurtemplate instellen
Zorg dat er een factuurtemplate aangemaakt is die je wilt gebruiken voor de activiteiten.
Genereren van de facturen
- Navigeer naar module Financieel en klik bij Extra opties op Factureren.
- kies voor Type 'Activiteit'
- Vervolgens selecteer je de activiteit waarvoor je de facturen wilt genereren.
- De factuurdatum staat automatisch op de datum van vandaag, maar kun je handmatig aanpassen. Deze datum wordt getoond op de factuur.
- Bepaal het format van de factuurnummering door een voorvoegsel, startnummer en achtervoegsel in te voeren. Het voorvoegsel kan bijvoorbeeld het jaartal zijn of een lettercombinatie. Dit veld is verplicht.
Het startnummer bepaal je meestal op basis van de laatst uitgegeven factuur.
Achtervoegsels zijn niet verplicht - Het BTW percentage geef je aan als deel van 1 (dus 0.21 in plaats van 21%). Dit percentage wordt meegenomen in de berekening van de bedragen en wordt apart vermeld op de facturen.
- Wanneer je alle gegevens heb ingevuld en gecontroleerd, klik je op 'Volgende'. Vervolgens krijg je een overzicht in beeld met het type factureringsronde, het aantal facturen dat aangemaakt zal worden en het totaalbedrag waarvoor zal worden gefactureerd.
Onder deze samenvatting vind je een overzicht van alle facturen die zullen worden gegenereerd. Hierbij kun je handmatig aanpassen wie wel en niet gefactureerd worden. Standaard staan alle facturen geselecteerd, maar je kunt factureren handmatig deselecteren of alle facturen met één druk op de knop deselecteren (selectie omkeren) en zelf aanvinken wie er wél gefactureerd dient te worden.
Wanneer je de definitieve selectie hebt gemaakt, klik je onderaan op 'Genereer facturen' om alle facturen te genereren. Je kunt de factureringsronde en de bijbehorende PDF-bestanden terugvinden door in Club-assistent naar Financieel > Facturering > Factureringsrondes te gaan. Klik daar op het plusje voor de factureringsronde om elke contributiefactuur uit die factureringsronde terug te zien.