Update Q2 2022

Je hebt als vereniging een activiteit georganiseerd en daar hebben veel NIET-leden aan deelgenomen. Met deze update ondersteunen we jullie als vereniging om deze externen te verleiden om lid te worden.

Vanaf nu is het mailing contentblok 'Lid worden' beschikbaar.
Om het te gebruiken voeg je in je nieuwsbrief het blok 'Lid worden'.
Een nieuwsbrief met deze knop erin kun je alleen sturen naar de deelnemers die deelgenomen hebben aan een activiteit en geen lid zijn van de vereniging. De ontvanger hoeft enkel te klikken op de knop in de nieuwsbrief om het 'Lid worden' formulier op de website te vullen. De eerder verstrekte gegevens worden automatisch opgehaald voor zover bekend.

Vervolgens is het proces gelijk aan dat van nieuwe leden. 

 

Na het openen van een factuurronde verschijnt onderstaande optie

Als commissielid doe je veel vrijwilligerswerk voor de club. Als je dan ook nog moet betalen voor de activiteit die je zelf organiseert is dat zuur. Met deze update is het mogelijk om in te stellen dat commissieleden niet hoeven te betalen voor activiteiten.

Bij het aanmaken van een activiteit had je altijd al de mogelijkheid om een commissie te koppelen (voor het scannen van de e-tickets), nu is daar een extra vinkje 'Commissieleden hebben vrijstelling' bijgekomen.

Vink je deze instelling aan dan kunnen ingelogde commissie leden gratis deelnemen aan de activiteit.

 

Gebruik je een boekhoudpakket wat om één of ander reden niet gekoppeld kan worden aan Club-assistent maar heeft je administratiekantoor wel Scan&Herken software geïnstalleerd dan is er nu de mogelijkheid om de facturen te verzenden naar de Scan&Herken software (bv Basecone).

Zet de optie aan via
Module Instellingen > club-instellingen > tabblad Contributie

Heb je de optie aangezet dan verschijnt er bij het openen van een factuurronde de optie "Mailen voor Scan&Herken"  rechtsbovenin.
 

Na het openen van een factuurronde verschijnt onderstaande optie

Contributiefacturen worden over het algemeen snel geïncasseerd via de incassobatch. Na een incassoronde staan alle facturen in Back-site op 'Betaald'. Stel,er is een stornering en je draait als penningmeester een aanmaningsronde dan kun je iDeal gebruiken als betaalmethode. Mits je natuurlijk een Mollie betalingsprofiel ingesteld hebt.

Heb je dat gedaan, dan kan een lid ook de openstaande facturen betalen via iDeal vanaf de MyClub pagina.
Hier staan namelijk de openstaande facturen. Vanuit de app kan een lid ook doorklikken op "Alle facturen" om ook de betaalde facturen te zien.

 

Is je huidige seizoen nog niet ten einde maar ben je al wel klaar met de indeling van het komende seizoen dan kun je de nieuwe indeling al wel publiceren op de website en in de app.
Hiervoor zijn 2 instelling toegevoegd aan het club-instellingen scherm.
Ga naar Instelling > extra optie Club-instellingen > tabblad Teams Trainingen & Wedstrijden
Bovenaan de pagina vind je de instellingen

Teamindeling komend seizoen publiceren?

• Op de MyClub pagina        
• Op teamoverzicht pagina

Als je een activiteit organiseert en je wil de deelnemers een BTW factuur sturen dan hoef je niet langer te wachten tot de inschrijftermijn gesloten is en achteraf een factuurronde te draaien voor alle inschrijvers. Vanaf nu kun je direct een factuur laten genereren bij inschrijven. Onafhankelijk van de betaalwijze.

Deze nieuwe functionaliteit is vooral handig voor bedrijfsverenigingen.
Wil je hier gebruik van gaan maken leg dan even een ticket in via het Ticket susteem (P/W)



 

Sneller losse facturen aanmaken voor leden en een losse factuur voor een sponsor aanmaken zijn gecombineerd in deze update.

De functie voor het aanmaken losse facturen is herzien. 
Na het opstarten van de functie heb je de keuze voor Lid of Sponsor.
De overige instellingen worden vastgehouden voor het aanmaken van de volgende factuur.
Om snel een volgende factuur te maken heb je onderaan de popup een vinkje "Nog een aanmaken".
Selecteer het vinkje voordat je een keuze maakt voor "factuur aanmaken"of "aanmaken en direct mailen".
In beide gevallen zul je dan terugkeren op het "Losse factuur aanmaken" scherm.

Je vindt de functie in module Financieel bij extra opties "Losse factuur aanmaken"





 

Het contentblok "trainingsoverzicht" is uitgebreid met extra filteropties.

Dit is prettig voor grotere verenigingen met veel hoofd- en subcategorieën voor de groepenstructuur.
Vanaf nu kun je 3 filters instellen in het blok:
- hoofdcategorie
- subcategorie
- (trainings)dag


 

Als je gebruikt maakt van de proeflesfunctionaliteit verschijnt er automatisch het "lidworden" icoontje achteraan op de regel (zie hierboven). Hiermee is dit scherm een mooie start om nieuwe leden te laten zoeken naar de beschikbaarheid in het lesaanbod en zich aan te melden als nieuw lid.



 

Stuur je een mailing naar inschrijvers/deelnemers op een activiteit met de inschrijfdetails dan zal voortaan ook de barcode van het ticket hierin meegenomen worden.




 

Maak je veel gebruik van de nieuwsberichten functionaliteit en heb je de berichten opgedeeld in diverse categorieën dan is deze update relevant voor je.
We hebben een optie toegevoegd waarbij de overige berichten uit dezelfde categorie getoond kunnen worden bij het geopende bericht.






 

Op diverse plaatsen in Club-assistent heb je de mogelijkheid om een testmailing ontvanger in te stellen. Bij nieuwsbrieven verzenden is die gebruiksvriendelijk, maar voor facturen verzenden was deze minder gebruiksvriendelijk, omdat je elke factuurronde opnieuw de ontvanger moest markeren.

Vanaf nu hoef je slechts éénmalig een emailadres te registeren als testmailing ontvanger. Het emailadres wordt dan gematcht voor elke doelgroep en bij elke mailing. Dit betekent dat bij het versturen van een voorbeeld (test) mailing je altijd een actueel lijstje hebt.

De lijst met testmailing ontvangers registreer je in de module Mailing & Enquete.
De tabel is gevuld met alle testmailing ontvangers uit het verleden. Het kan dus zijn dat je de tabel moet opschonen.

Daarnaast kun je voortaan een mailingtemplate instellen bij de mailing afzenders.
Heb je dat gedaan, dan wordt voortaan automatisch het juiste template ingesteld na het kiezen van de afzender bij het aanmaken van een nieuwe mailing.