Koppeling met Atletiekunie mutaties doorvoeren

Als atletiekvereniging kun je bij Club-assistent gebruikmaken van de koppeling met de Atletiekunie. Zo blijven je lidgegevens zowel bij Club-assistent als bij de Atletiekunie automatisch up-to-date. Hoe we de koppeling maken, leggen we uit in deze tutorial.

Mutaties van Leden doorvoeren

Gegevens die door de leden doorgevoerd worden in MyClub worden automatisch gesynchroniseerd naar de AU.

Gegevens die door de ledenadministratie in back-site worden ingevuld worden niet automatisch gesynchroniseerd. Om deze te synchroniseren hebben we een knop "Mutaties sturen naar AU".

Deze knop is te vinden bovenin de pagina ledenadministratie.

 

Functionarissen doorgeven aan de AU

De Atletiekunie verlangt een overzicht van alle functioanrissen binnen de vereniging.

Om te beginnen haal je eerst bij de ons de AU functies op. Dit doe je bij Activiteiten, planning & commissies, Commissies & Procedures, Commissiefuncties.
Linksboven in zie je de knop "AU functies ophalen" -> klik hierop en dan zal de lijst worden uitgebreid met de AU commissie functies. 
Daarna selecteer je een comssiefunctie en koppel je deze met een AU functie. Als dit gedaan is kan je de functie aan een lid toewijzen en dan koppelen aan de AU.

Om dit te doen ga naar Activiteiten, planning & commissies, Commissies & Procedures, Commissieleden.
Daar open je een commissielid. In het scherm met de gegevens van het commissielid kun je rechtboven in het scherm klikken op "Functionaris aanmelden bij AU"

Als je hierop klikt zie je het lid wie de functie heeft, de functie zelf en moet je een datum selecteren vanaf wanneer het lid deze functie heeft.

Als je daarna op aanmelden drukt worden de gegevens doorgevoerd naar de AU en staat onderaan de commissieleden pagina of het lid is aangemeld of niet en vanaf wanneer.
Als het lid goed is aangemeld zie je de knop nu ook veranderen in "Functionaris afmelden bij AU".

Juiste e-mailadres bij een functionaris

De AU kent echter maar één e-mail veld bij leden en die vullen we door het primaire e-mailadres naar de AU te sturen van een lid, er is geen e-mailadres specifiek bij bij functionarissen.
Wanneer iemand aangemeld wordt als functionaris kunnen we alleen sturen om welk lid het gaat, welke functie, ingangsdatum. De AU pakt bij de lijst met functionarissen de informatie van het aangemelde lid.

Wil je een clubspecifiek e-mailadres doorgeven aan de AU dan is de enige oplossing die je kan doen is het volgende:
In de ledenadministratie vul je bij het primaire emailadres het e-mailadres van de commissie(functie) in, in het secundaire het prive adres.
Hierdoor kan het lid gewoon nog inloggen met het prive adres en bde sync naar de AU zal het commissie e-mailadres gebruikt worden.