Koppeling KNGU

Bij gymnastiekverenigingen is een koppeling aanwezig met de KNGU. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je leden kunt aan en afmelden bij de KNGU.

Leden aan/afmelden bij de KNGU

Je kunt leden aan en afmelden bij de KNGU door in Club-assistent naar de ledenadministratie toe te gaan en daar het lid dat je wilt aan-/afmelden te zoeken en openen.

Aanmelden gaat 'vanzelf' door het lid op te slaan, als deze een actief lidmaatschap heeft. Voor afmelden gebruik je de knop  'Afmelden KNGU' in de blauwe balk boven aan de pagina. (Rechtsonder het menu vind je een video tutorial)

Let er wel op dat je alle velden invult.
 

Afgemeld of actief?

Als de afmelddatum in de toekomst ligt dan kun je de accountstatus op actief houden zodat het lid nog berichten en nieuwsbrieven ontvangt tot de afmelddatum.
 
Om een lid aan te melden bij de KNGU moet je een discipline opgeven bij het lid. Ga hiervoor in de ledenadministratie bij het lid naar het lidmaatschap. 

Daar kun je dan de discipline opgeven. Als een lid meer dan 1 discipline heeft zul je per discipline een lidmaatschap moeten aanmaken.
 

Leden verwijderen

Om een lid te verwijderen uit de ledenadministratie moet je deze eerst afmelden bij de KNGU. Volg daarvoor de bovenstaande stap.

Nadat je het lid hebt afgemeld, kun je op dezelfde pagina klikken op 'Lid verwijderen'. Alle gegevens, waar het lid aan herkend kan worden, worden dan verwijderd.

Gegevens in de ledenadministratie vergelijken met KNGU

Je kunt de gegevens in de ledenadministratie vergelijken met de KNGU door in Club-assistent op 'Ledenadministratie' te klikken. Daarna kun je, boven in de blauwe balk, klikken op 'KNGU verschillen'.

Je krijgt dan een overzicht van de verschillen te zien
Alle leden die een bondnummer (relatiecode) hebben in Club-assistent staan in deze vergelijking ingedeeld op basis van de verschillen. 

Niet bekend bij Club-assistent:
Mogelijk is er bij het lid de relatiecode verwijderd. 
Je zult dan even moeten kijken of je de leden op naam in de ledenadministratie kunt vinden en daar dan bij de relactiecode, het nummer, dat in de linkse kolom van de vergelijking staat, daar invullen. Als het lid niet in de ledenadministratie staat is het lid mogelijk verwijderd. Ga dan even na wie dat heeft gedaan en of dat ook de bedoeling was. Als het lid terecht is verwijderd, neem dan even contact op met de KNGU om het lid aan hun kant van de vereniging te ontkoppelen. Als het lid onterecht was verwijderd zul je deze opnieuw in de ledenadministratie moeten toevoegen. Het is niet mogelijk om een verwijderd lid terug te halen nadat deze verwijderd is.

Afgemeld bij Club-assistent, maar niet bij de KNGU:
Ga na of de afmelding terecht is en zo ja, ga dan in de ledenadministratie naar het lid en meld deze af bij de KNGU.

Cruciale wijzigingen:
Klik op het lid om de verschillen te bekijken. Alle verschillen in het rood moeten worden weggewerkt. Controleer aan welke kant de gegevens onjuist zijn. Als dat in Club-assistent is, verander deze dan in de ledenadministratie. Als het niet juist staat bij de KNGU, ga dan naar het lid in de ledenadministratie, open deze en klik op opslaan. Club-assistent stuurt dan de gegevens opnieuw naar de bond.

Niet bekend bij KNGU:
Controleer of het lid niet moet worden aangemeld bij de KNGU. Zo ja, doe dat dan in de ledenadminsitratie bij het lid.

Niet crucuale wijzigingen:
Dit is hetzelfde als bij Cruciale wijzigingen enkel dan zonder grote verschillen. Controleer ook hier of de verschillen in Club-assistent of bij de KNGU moeten worden aangepast en voor daarvoor de bijhorende handeling uit.

Ongewijzigde leden:
Deze leden hebben geen verschillen tussen de KNGU en Club-assistent.

Functionarissen aanmelden bij de KNGU

Je moet bij de KNGU functionarissen aanmelden. Daarvoor moet je eerst ervoor zorgen dat de commissiefuncties aan de juiste KNGU functies hangen. Die kun je instellen door in Club-assistent naar 'Activiteiten, planning & commissies' en daar naar commissiefuncties. Daar kun je vervolgens de op een functie klikken om daar een gerelateerde KNGU functie aan te koppelen. 

Als er nog geen KNGU functies zijn of mist de functie die je nodig hebt, klik dan in het overzicht van de commissiefuncties. in de blauwe balk boven aan de pagina, op 'KNGU functies ophalen'.

Als je de commissiefunctie aan de juiste KNGU functie hebt hangen dan kun je in Club-assistent bij 'Activiteiten, planning & commissies' naar 'Commissieleden'. Als het commissielid al staat ingedeeld in de commissie, zoek deze dan in dit overzicht en open die. Voeg anders eerst een nieuw item toe. Open deze dan na opslaan opnieuw. 
Je kunt nu, rechts boven in de blauwe balk, klikken op 'Functionaris aanmelden bij KNGU'.

Om een compleet overzicht te krijgen van de functionarissen die aangemeld zijn kun je in het commisieleden overzicht rechtsbovenin op de knop Functionarissen aan-/afmelden bij KNGU klikken. 

 


Daarna verschijnt de lijst van fucntionarissen die aangemeld zijn of aangemeld kunnen worden.

Functionarissen afmelden bij KNGU

Om een functionaris bij de KNGU af te melden ga je in Club-assistent naar 'Activiteiten, Planning & Commissies' en klik je op 'Commissieleden'. Zoek dan het lid dat je als functionaris wilt afmelden en open deze. Klik nu op 'Functionaris afmelden bij KNGU'

Trainer aanmelden bij de KNGU

Om een trainer bij de KNGU aan te melden moet je een nieuw lidmaatschap maken. Open hiervoor het lid op de ledenkaart door het lid te zoeken in de ledenadministratie en op de naam van het lid te klikken. Ga dan helemaal naar beneden tot je de gekoppelde items ziet staan met het tabblad Algemeen en de tabel Leden lidmaatschap.

Voeg hier een nieuw item aan toe waarbij je in het nieuwe lidmaatschap een vinkje zet in het veld 'KNGU trainer', een discipline kiest,  en ook een geldige lid_sinds datum, de subvereniging Gymnastiek en het status actief.


Let op: in het verleden was het niet verplicht om de discipline in te vullen. Wellicht dat er trainers aangemeld zijn zonder discipline. 
Zijn de disciplines nog niet beschikbaar in je club-assistent omgeving download deze dan eerst.
Ga naar Ledenadministratie > KNGU Disciplines en de gebruik de knop rechts bovenin.

Als het lid al een ander actief lidmaatschap heeft, vul dan ook het bondsnummer, van het lid, in het veld relatiecode.

Als bij het lid nog geen acitef lidmaatschap staat, kun je het veld relatiecode leeg laten. Vul de rest wel is.  Mocht er bij het lid nog een lidmaatschap staan, met het status 'aangemeld', dan moet je die verwijderen.  

Als het lid naast trainer ook Atleet blijft binnen de vereniging hoef je verder niks te doen, anders moet je een afmelddatum plaatsen bij het orginele lidmaatschap zodat deze beëindigd wordt.

Hieronder vindt je een aantal screenshots hoe de lidmaatschappen er in verschillende situatie uit kunnen zien.

Situatie 1: Het lid wordt trainer maar blijft ook atleet.
Situatie 1: Lid blijft ook atleet bij de vereniging.

Situatie 2: Het lid wordt trainer en stopt als atleet.
Situatie 2:Het lid wordt trainer en stopt als atleet.

Situatie 3: Een nieuw lid wordt trainer bij de vereniging
Vergeet niet om de mutatie op te slaan via de knop rechtsonderin:
"Opslaan en mutaties naar KNGU sturen" te klikken.