Koppeling met Atletiekunie aanmaken

Als atletiekvereniging kun je bij Club-assistent gebruikmaken van de koppeling met de Atletiekunie. Zo blijven je lidgegevens zowel bij Club-assistent als bij de Atletiekunie automatisch up-to-date. Hoe we de koppeling maken, leggen we uit in deze tutorial.

Koppeling aanvragen

Om de gegevens op te kunnen halen bij de Atletiekunie, moet er een autorisatiecode worden opgevraagd bij de Atletiekunie. Hiervoor hebben zij je verenigingscode nodig. Je kunt hiervoor zelf een mailtje sturen naar de bond met ons in de CC, of wij sturen het mailtje met jou in de CC. We hebben goede contacten met de Atletiekunie, dus dat gaat altijd goed.

Ledenlijst importeren

We vragen je om een complete ledenlijst aan te leveren, zodat we die kunnen importeren in Club-assistent. Daarnaast halen we met de authorisatiecode van de Atletiekunie alle gegevens op die daar bekend zijn.

Zodra we alle lidgegevens hebben geïmporteerd van zowel de Atletiekunie als jullie eigen ledenbestand, geven we je een seintje. Ga dan in Back-site naar Ledenadministratie en klik vervolgens bovenin de balk op 'Atletiekunie'. De pagina die dan opent, biedt je een vergelijking tussen jullie eigen ledenbestand en de gegevens van de Atletiekunie. Voor een goede koppeling is het noodzakelijk dat alle verschillen tussen deze lijsten worden weggewerkt

Ledenlijsten vergelijken

We hebben de verschillen tussen de lijsten in verschillende categorieën ondergebracht:
Niet bekend bij Club-assistent Dit lid staat wel geregistreerd bij de Atletiekunie, maar komt niet voor in jullie eigen ledenlijst.
Afgemeld bij Club-assistent, maar niet bij de Atletiekunie Dit lid is wel afgemeld in jullie eigen ledenlijst, maar niet bij de Atletiekunie.
Cruciale wijzigingen Het bondsnummer (de relatiecode), het geslacht, de geboortedatum en/of de lidsoort van dit lid in jullie eigen ledenbestand komt niet overeen met de gegevens die bekend zijn bij de Atletiekunie. Deze gegevens zijn cruciaal om een lid in te delen in een Atletiekunie categorie.
Niet bekend bij Atletiekunie Dit lid staat wel geregistreerd in je eigen ledenlijst, maar niet bij de Atletiekunie.
Niet-cruciale wijzigingen De gegevens van dit lid in jullie eigen ledenlijst komen niet overeen met de gegevens die bekend zijn bij de Atletiekunie. Het gaat hierbij om niet-cruciale gegevens die geen invloed hebben op de indeling in Atletiekunie categorieën.
Ongewijzigde leden De gegevens van dit lid in jullie eigen ledenlijst zijn identiek aan de gegevens die bekend zijn bij de Atletiekunie.

Klik op het plusje naast de categorienaam om alle leden te tonen die in deze categorie vallen. Klik op het blaadje naast het plusje om een Exceluitdraai te maken van de verschillen.

We gaan pas verder met de koppeling als er geen verschillen meer voorkomen in de volgende categorieën:
  • Niet bekend bij Club-assistent
  • Afgemeld bij Club-assistent, maar niet bij de Atletiekunie
  • Cruciale wijzgingen
  • Niet bekend bij de Atletiekunie
Zorg er dus voor dat je je ledenlijst bijwerkt in Club-assistent en/of de Atletiekunie (afhankelijk van waar de gegevens niet kloppen).

Controle & koppeling

Zodra de verschillen in deze vier categorieën volledig zijn weggewerkt, kunnen we de lijst ter controle voorleggen aan de Atletiekunie. Zij controleren je ledenlijst vervolgens op de volgende velden:
  • Bondsnummer (relatienummer)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Lidsoort
Als er geen verschillen worden geconstateerd, haalt de Atletiekunie vervolgens alle gegevens op bij Club-assistent en neemt deze gegevens over.

Je vereniging is nu gekoppeld aan de Atletiekunie. Alle wijzigingen in Club-assistent worden voortaan automatisch bijgewerkt bij de Atletiekunie.