Privacyinstellingen en AVG

Als vereniging beschik je over een hoop gegevens van je leden. Soms is het handig als gegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres gedeeld kunnen worden. Als bestuur wil je bijvoorbeeld dat deze gegevens snel op de website te vinden zijn, en als commissielid wil je misschien dat ingelogde leden jouw contactgegevens kunnen bekijken. Om aan de wensen van elke individuele gebruiker te voldoen, werken we met privacyinstellingen.

Conform de AVG biedt Club-assistent een formulier waarmee leden een verzoek naar de vereniging kunnen sturen om hun privacygegevens in te zien of te laten verwijderen. Je verwijst je leden naar dit formulier via https://{JOUW_WEBSITE}/avg, bijvoorbeeld https://www.vvdemo12.nl/avg. Dit formulier hoort bij de website en is daarom niet beschikbaar in Club-assistent Light, omdat daar geen website wordt afgenomen.

Het telefoonnummer en e-mailadres van een lid kunnen worden getoond op de website en in de app, bij commissies en teams. Met deze instellingen bepaal je voor wie deze gegevens zichtbaar zijn. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

Altijd tonen	Toon deze gegevens voor alle websitebezoekers en appgebruikers.
Alleen voor ingelogde leden	Toon deze gegevens alleen voor ingelogde websitebezoekers en ingelogde appgebruikers.
Alleen voor ingelogde teamleden/commissieleden	Toon deze gegevens alleen voor ingelogde team- en commissieleden van de desbetreffende persoon.
Alleen voor ingelogde (team)stafleden	Toon deze gegevens alleen voor ingelogde stafleden van de desbetreffende persoon.

Deze instellingen kunnen zowel via MyClub als via Club-assistent worden aangepast.

Daarnaast kun je via Club-assistent > Instellingen > Clubinstellingen > Teams, trainingen en wedstrijden > Teams overzicht- en detailpagina de volgende twee instellingen aanzetten:

• Tonen teamleden
• Tonen stafleden

Hiermee geef je aan of een bezoeker van de website die niet is ingelogd de namen van de leden mag inzien, of dat alleen de trainers van het team die namen zien.

Wanneer je net met Club-assistent start, is het handig om een standaardinstelling te hebben voor het tonen van lidgegevens. Voer daarom de volgende stappen uit voordat je je ledenlijst importeert:

1. Ga in Club-assistent naar Instellingen en klik bovenin de balk op Clubinstellingen.
2. Scroll op het tabblad 'Algemene instellingen' naar beneden tot je het kopje 'Overige instellingen' tegenkomt. Onder dit kopje vind je de subkop 'Privacy settings standaard waardes'.
3. Selecteer hier voor alle contactgegevens de standaard privacyinstellingen.
4. Klik rechtsonder op opslaan om je nieuwe instellingen toe te passen.

Wanneer je nu een ledenlijst importeert, worden de privacyinstellingen automatisch ingericht volgens de standaardinstellingen.

Via de ledenadministratie kun je per lid de privacyinstellingen aanpassen. Hoe je dat doet, lees je in de tutorial Lidgegevens bewerken.

Elk lid kan zijn eigen privacyinstellingen aanpassen via de MyClub-pagina. Daarvoor ga je naar de website, klik je bovenaan de pagina op 'Inloggen' en vul je vervolgens je inloggegevens in. Zodra je bent ingelogd, klik je onder je pasfoto op 'Privacyinstellingen'. Er opent nu een pagina met de privacyinstellingen voor al je gegevens. Wijzig deze naar jouw wens en klik vervolgens onderaan op 'Opslaan'.

In de app vind je de privacyinstellingen onder de profielinstellingen.

Onderdeel van het privacystatement van de club is over het algemeen de termijn waarop je de leden in je administratie houdt.

Als een lid opzegt en verzoekt om zijn gegevens te verwijderen, dan doe je dat per omgaande. In andere gevallen vul je een afmelddatum in en zet je de status op afgemeld. Het lid verdwijnt daarmee naar het archief. Handig om iemand uit te nodigen voor de reünie, maar hoeveel jaar is dat gerechtvaardigd?

Binnen Club-assistent kun je instellen na hoeveel jaar leden automatisch uit het archief worden verwijderd.

Ga naar Instellingen > Clubinstellingen > Algemene instellingen > Instellingen voor ledenadministratie > Automatisch verwijderen o.b.v. afmelddatum.

Maak hier een keuze uit de opties (niet verwijderen, na 6 maanden of na een aantal jaren). Stel je niets in, dan wordt er niets verwijderd.

De vereniging is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de AVG-voorwaarden. Club-assistent faciliteert deze mogelijkheden.

Meer informatie vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heb je het idee dat leden alle informatie van elkaar kunnen zien? Dan is er een grote kans dat de privacyinstellingen nog niet goed staan ingesteld.

Ga voor jezelf na welke leden welke gegevens mogen inzien. De mogelijke waardes staan hierboven onder het kopje De verschillende privacyinstellingen.

Heb je dit aangepast, maar is het nog steeds inzichtelijk? Controleer dan of het lid dat alles kan zien is ingedeeld in een commissie. Staat bij die commissie ingesteld dat teamgegevens mogen worden ingezien of aangepast, dan mag dit lid de gegevens inzien.

Staan de instellingen uit bovenstaande tekst goed, maar wordt er toch iets getoond wat niet de bedoeling is? Maak dan een support ticket aan en geef daarin aan om welk lid het gaat.