Lidgegevens bewerken

Van tijd tot tijd veranderen de gegevens van een lid. Denk aan contactgegevens, betalingsgegevens, of soms sportgerelateerde gegevens zoals de Dan-graad bij judo. Deze gegevens kunnen op verschillende plaatsen worden aangepast door verschillende personen.

Wie kan gegevens aanpassen?

De ledenadministrateur heeft de bevoegdheid om lidgegevens aan te passen via Back-site. Daarnaast kunnen leden zelf hun gegevens aanpassen via hun MyClub/Mijn Club-assistent pagina. Tevens is het mogelijk om kaderleden de bevoegdheid te geven om lidgegevens aan te passen.

Gegevens bewerken via Back-site

Ga in Back-site naar Ledenadministratie > Leden en zoek het lid op waarvan je de gegevens wilt bewerken. Klik vervolgens op het lid om de gegevens van dat lid in te zien en aan te passen. Afhankelijk van je club, kunnen de beschikbare velden enigszins afwijken.
 

Persoonsgegevens

De meeste van deze gegevens staan al ingevuld en zullen nooit gewijzigd hoeven worden. De volgende velden behoeven wat extra uitleg:
Clubrol Dit geeft aan wat voor primaire rol iemand heeft bij de club, in de breedste zin van het woord. Over het algemeen zal dit 'lid' zijn, maar iemand kan bijvoorbeeld ook een donateur of vrijwiliger zijn.
Lidsoort Dit is over het algemeen een specificering van de clubrol 'lid'. De lidsoort geeft in meer detail weer wat een lid doet bij de club. Iemand is bijvoorbeeld recreant of wedstrijdlid. Lidsoorten zijn niet voor alle clubs van toepassing en dit veld wordt dan ook niet altijd getoond.
Meer informatie over clubrollen en lidsoorten

Lidmaatschap

Accountstatus Geeft de status van een lid aan. Nieuwe leden komen binnen met de status 'Aangemeld'. Gebruik dit veld om een aanvraag te accepteren, afwijzen of op de wachtlijst te plaatsen. Wanneer een lid zich afmeldt, pas je de accountstatus aan naar 'Afgemeld'. Zodra de accountstatus op 'Actief' staat is het lid actief lid bij de club en wordt het lid meegenomen in de contributieinning (afhangend van de contributieregels, uiteraard). 
Relatiecode Indien het lid een relatiecode heeft, vul je deze hier in. Dit kan ook het bondsnummer zijn afhankelijk van het type club.
Registratiedatum Dit is de datum waarop het lid is aangemeld. Deze datum is puur voor eigen administratie.
Afmelddatum Dit is de datum waarop het lid is afgemeld. Deze datum vul je in op het moment van afmelden en pas je tegelijk met de accountstatus aan.
Lid sinds Dit is de datum waarop het lidmaatschap ingaat. Op basis van deze datum wordt de contributie berekend. De datum waarop het lidmaatschap ingaat, kan afwijken van de registratiedatum.
Opmerkingen/ bijzonderheden Vul hier eventuele opmerkingen of bijzonderheden van een lid in.

Lidmaatschappen bij omniverenigingen
Ben je een omnivereniging? Dan vind je de lidmaatschappen onder Gekoppelde items > Leden lidmaatschap. Hier kun je één of meerdere lidmaatschappen aan een lid toevoegen. Bij deze lidmaatschappen vind je de volgende extra velden:
Subvereniging Geef hier aan onder welke subvereniging het lidmaatschap valt. Dit kan alles van Voetbal tot Toneelles of Gitaarles zijn. 
Groep Selecteer de groep waartoe het desbetreffende lid behoort. De groepen worden gebruikt om leden binnen een overkoepelende groep te kunnen bereiken. Als voorbeeld: Je deelt een lid in bij 'Handbal - Junioren - A'. Vervolgens wil je een mailing sturen naar alle junioren handbal, ongeacht of ze deel uitmaken van een team, op basis van deze groepering.

Ledenaccounts

Leden kunnen zelf meerdere accounts toevoegen gekoppeld aan hun lidmaatschap. Denk aan (gescheiden) ouders. 
Het toevoegen gebeurd opd e myClub pagina. 
De toegevoegde accounts verschijnen hier onder het hoofdaccount.
account naam De naam van het account.
Account email Het e-mailadres waarmee de persoon kan inloggen. 
   

Contactgegevens

Onder de contactgegevens kun je alle telefoonnummers en e-mailadressen van een lid kwijt. Goed om te weten: in de app en op de website wordt altijd het eerste telefoonnummer en e-mailadres gebruikt. De volgende velden behoeven wat extra uitleg:
Testontvanger mailing Wanneer je een mailing verstuurt, is het raadzaam om eerst een testmailing te versturen voordat je een nieuwsbrief naar alle leden uit de doelgroep verstuurt. Vink dit aan als je wil dat een lid in het lijstje van testontvangers wordt opgenomen.
Publiceren Het telefoonnummer en e-mailadres van een lid kunnen worden getoond op de website en in de app, bij commissies en teams. Met deze instellingen bepaal je voor wie deze gegevens zichtbaar zijn.
Altijd tonen: toon deze gegevens voor alle websitebezoekers en appgebruikers.
Alleen voor ingelogde clubleden: toon deze gegevens alleen voor ingelogde websitebezoekers en ingelogde appgebruikers.
Nooit publiceren: toon deze gegevens niet op de website en niet in de app.

Adresgegevens

Vul hier de adresgegevens van het lid in.

Contributie en betalingsinfo

Om contributie te kunnen innen, is betalingsinformatie van elk contributie-afdragend lid nodig. Onder dit kopje behoeven de volgende velden extra uitleg:
Akkoord incasso Vink dit aan als het lid akkoord heeft gegeven op automatische incasso voor contributie-afdracht.
Betalingsfrequentie Afhankelijk van je instellingen voor contributie-inning, zijn er één of meerdere betalingsfrequenties mogelijk. Selecteer hier de betalingsfrequentie die voor dit lid van toepassing is.
Heeft nevenfunctie Sommige clubs hanteren aangepaste contributieregels voor leden met een nevenfunctie. Deze regels worden toegepast voor alle leden waarbij dit vinkje aan staat.

Opmerkingen bij inschrijving

Wanneer een lid zich inschrijft, kunnen zij extra informatie doorgeven zoals hun huidige sportclub en/of trainingsgroep. Deze gegevens zijn dan onder dit kopje te vinden.
Zodra je alle gegevens hebt aangepast, klik je rechts onderin op 'Opslaan' om je wijzigingen door te voeren.

Let op: wanneer je verplicht bent om de ledenadministratie bij te houden via de bond en hier geen automatische koppeling voor is (bijv. Sportlink), dienen wijzigingen in de ledenadministratie ook handmatig doorgevoerd te worden in Sportlink.

Gegevens aanpassen via MyClub

Als lid kun je eenvoudig je eigen lidgegevens aanpassen via de MyClub pagina. Meer uitleg over de MyClub pagina vind je hier. De ledenadministratie ontvangt hiervan een e-mail zodat zij deze gegevens ook kunnen invoeren in bijvoorbeeld Sportlink. 

Lid verwijderen

Als er een lid verkeerd in de ledenadministratie staat of het lid staat er dubbel in dan kan het lid verwijderd worden uit de ledenadministratie.

Dit moet op lid niveau gebeuren en om het lid te verwijderen klik je op de knop "lid verwijderen" bovenaan de pagina.

Deze knop is ook te gebruiken als een lid aangeeft dat jullie zijn gegevens niet meer mogen gebruiken voor bij de AVG wet.
De gegevens worden namelijk geanonimiseerd bij het verwijderen van het lid.