Aanvraag lidmaatschap goedkeuren/activeren
Een lid is pas volledig aangemeld zodra je de lidmaatschapsaanvraag hebt goedgekeurd. Daarnaast is er nog de mogelijkheid om een lid op de wachtlijst te zetten, een situatie die veelal voorkomt bij bijvoorbeeld zwemverenigingen en gymnastiekverenigingen.
Het lid op actief zetten
Om een lidmaatschap te activeren, doorloop je de volgende stappen:
Zodra een lid op actief staat en is opgeslagen, kun je hem/haar inloggegevens versturen voor de website en app. Lees hier hoe je leden hun account laat activeren.
- Zodra je als ledenadministratie een e-mail hebt ontvangen van iemand die lid wil worden van de club, ga je in Club-assistent naar Ledenadministratie > Leden.
- Hier zoek je op de achternaam van deze persoon of zoek je bij de accountstatus op aangemeld. Je ziet nu de juiste persoon verschijnen, klik erop om de status van het lid aan te passen.
- Je ziet nogmaals de gegevens van deze persoon en controleert alles.
- Tussen de gegevens vind je direct onder het kopje 'Lidmaatschap' de accountstatus van dit lid. Deze zet je op Actief. Het is van belang dat je een lid op Actief zet, anders vindt er geen contributie-inning plaats (dit hangt uiteraard af van de contributieregels).
- Klik vervolgens rechts onderin op 'Opslaan' om de activering op te slaan. Lees meer over accountstatussen en clubrollen.
Zodra een lid op actief staat en is opgeslagen, kun je hem/haar inloggegevens versturen voor de website en app. Lees hier hoe je leden hun account laat activeren.
Handmatig lidmaatschap toevoegen
Als je het inschrijfformulier op de website gebruikt zal er automatisch een lidmaatschap aangemaakt worden. Voer je het lid handmatig op in Club-assistent? Vergeet dan niet om (naast de ledenkaart) ook een lidmaatschap aan te maken met de juiste accountstatus.
Hoe krijg ik een bondsnummer?
Is het lidmaatschap correct aangemaakt en sla je de ledenkaart op, dan wordt het lid automatisch aangemeld bij de KNGU en krijg je een bondsnummer toegewezen. Het bondsnummer wordt automatisch gevuld in de ledenadministratie.
Voor atletiekverenigingen is nog een extra stap vereist. In dat geval vind je in de balk rechtsboven de knop "Aanmelden Unie". Klik op deze knop. Dit lid wordt nu automatisch gekoppeld aan de Atletiekunie. Clubs die verplicht zijn om Sportlink te gebruiken dienen het lid handmatig in te voeren, aangezien Sportlink geen ledenimport ondersteunt.
Voor atletiekverenigingen is nog een extra stap vereist. In dat geval vind je in de balk rechtsboven de knop "Aanmelden Unie". Klik op deze knop. Dit lid wordt nu automatisch gekoppeld aan de Atletiekunie. Clubs die verplicht zijn om Sportlink te gebruiken dienen het lid handmatig in te voeren, aangezien Sportlink geen ledenimport ondersteunt.
Wachtlijsten
Sommige clubs maken gebruik van wachtlijsten. In het geval van een wachtlijst volg je dezelfde procedure als hierboven beschreven (je accepteert immers de lidmaatschapsaanvraag), maar daarnaast is een aanvullende actie vereist.
Voor wachtlijsten maken we gebruik van een speciale clubrol. Een clubrol is de primaire functie van een lid binnen de vereniging. In de meeste gevallen is dit gewoon 'Lid', maar je kan ook 'Vrijwilliger' zijn of in dit geval dus 'Wachtend'. Je zet een lid op de wachtlijst door de volgende stappen uit te voeren:
Let op: zet je een lid op de wachtlijst, vergeet dan niet om dit zelf naar het lid te communiceren.
Voor wachtlijsten maken we gebruik van een speciale clubrol. Een clubrol is de primaire functie van een lid binnen de vereniging. In de meeste gevallen is dit gewoon 'Lid', maar je kan ook 'Vrijwilliger' zijn of in dit geval dus 'Wachtend'. Je zet een lid op de wachtlijst door de volgende stappen uit te voeren:
- Zoek het lid dat je op de wachtlijst wilt plaatsen op in de ledenadministratie door in Club-assistent naar Ledenadministratie > Leden te gaan en te zoeken op naam.
- Klik vervolgens op de naam van het lid en pas onder het kopje persoonsgegevens de clubrol aan naar 'Wachtlijst'. Bestaat deze clubrol niet? Geef dat dan even aan bij ons via Support tickets en wij voegen deze clubrol voor je toe.
- Klik vervolgens rechts onderin op 'Opslaan' om het lid op de wachtlijst te zetten.
Let op: zet je een lid op de wachtlijst, vergeet dan niet om dit zelf naar het lid te communiceren.