Stap 1: Contributieronde genereren
Wanneer je al je contributieregels hebt ingericht, kun je een contributieronde gaan genereren. Aan de hand van deze contributierondes kunnen facturen en/of incassobestanden worden gemaakt.
Contributieronde genereren
Om een contributieronde te genereren, ga je in Club-assistent naar het onderdeel Financieel en klik je vervolgens bij de extra opties op 'Contributie'.
- Kies het jaar van de contributie.
- Selecteer de periode voor de contributie.
Je kunt kiezen voor automatische perioden of een specifieke periode.
- De automatische perioden werken als volgt:
Club-assistent zal kijken welke betalingsfrequenties bij de gekozen periode horen.
Bijvoorbeeld als je de eerste maand van je boekjaar als periode kiest, dan zal er contributie worden gegenereerd voor alle leden die per jaar betalen en het eerste halfjaar voor leden die per halfjaar betalen. Als je voor de 2e maand van je boekjaar kiest, wordt enkel de maandelijkse ronde van die maand gefactureerd. Ook zal voor elke frequentie ook contributie worden berekend over de vorige periode voor nieuwe leden.
Maand 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Maandelijkse contributie X X X X X X X X X X X X kwartaalse contributie x x x x Halfjaarlijkse contributie x x Jaarlijkse contributie x - Als je voor een specifieke periode hebt gekozen, moet je daarna nog moeten kiezen welk soort leden je wilt gaan factureren. Daarbij heb je 3 opties.
Leden in periode (excl. nieuwe leden) Genereer een contributieronde voor alle bestaande leden binnen een bepaalde periode. Alleen nieuwe leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe leden binnen een bepaalde periode. Alle leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe en bestaande leden binnen een bepaalde periode. Correctie ronde Genereer een contributieronde voor alle bestaande leden met een mutatie in de lesgroepen binnen een bepaalde periode.
Bij het kiezen van een optie zul je automatisch naar de volgende stap/vraag worden doorgestuurd.
- Als je voor een specifieke periode hebt gekozen, moet je daarna nog moeten kiezen welk soort leden je wilt gaan factureren. Daarbij heb je 3 opties.
- De automatische perioden werken als volgt:
- Zodra je een selectie hebt gemaakt, selecteer je welke contributieregels in de contributieronde moeten worden meegenomen. Bij de contributieinstellingen is ingesteld of deze standaard aan of uitgevinkt staan.
- In de rij achter elke regel kun je controleren hoeveel leden er onder de desbetreffende contributieregel vallen en of zij betalen via automatische incasso of overboeking.
- Wanneer je de gewenste contributieregels hebt geselecteerd, pas je de omschrijving van de contributieronde indien gewenst aan. Het veld 'Contributie' geeft de omschrijving van de contributieronde, en de incasso omschrijving die het lid op zijn/haar rekening ziet, aan en het veld 'Contributieregel' de tekst die op de contributiefacturen komt te staan.
- Klap onderaan de pagina de verschillende contributieregels open om te bekijken welke leden er onder welke contributieregel vallen. Controleer of dit klopt.
- Klik vervolgens, als alles klopt, op 'Genereer contributieronde' om je contributieronde te genereren.
Er missen leden in de contributieronde
Als je leden mist in de contributieronde is het mogelijk dat deze ontdubbelt zijn uit de contributie, omdat er een eerdere contributieronde bestaat van dezelfde contributieperiode. Controleer in dat geval bij de contributieronden of je een ronde ziet van dezelfde periode en of die uiteindelijk gefactureerd en verzonden is. Zo niet kun je die eventueel verwijderen, samen met de ronde die je aan het draaien bent. Dan kun je daarna een nieuwe ronde draaien waar die ontdubbelde leden samen met de andere leden voorkomen.
Bij de Clubinstellingen staat een instelling waarmee je kunt instellen hoe de ontdubbeling werkt.
Bij de Clubinstellingen staat een instelling waarmee je kunt instellen hoe de ontdubbeling werkt.
| Niet controleren | Er vindt geen ontdubbeling plaats. |
| Wel controleren (specifiek kijken naar de contributieregel) | Er wordt voor elke contributieregel gekeken of het lid deze in de periode al gehad heeft volgens een eerder gedraaide contributieronde. Is dat het geval dan wordt deze regel niet uitgevoerd bij het lid. |
| Wel controleren (kijken naar alle contributieregels) | Er wordt gekeken of het lid al in een contributieronde voorkomt voor de periode, ongeacht de regel. Is dat het geval dan wordt het lid niet meegenomen in de contributie. |