Stap 3: Contributiefacturen genereren / verwijderen
Nadat je een contributieronde hebt aangemaakt, kun je een factureringsronde aanmaken op basis van de contributieronde. Met de factureringsronde kun je vervolgens facturen naar leden mailen en/of een SEPA incassobestand genereren.
Factuurronde genereren
Om een factuurronde te genereren, ga je in Club-assistent naar het onderdeel Financieel en klik je bovenin de balk op 'Factureren'.
Als je hier komt als onderdeel van het stappenplan, dan zit je al op de juiste pagina.
Onder deze samenvatting vind je een overzicht van alle facturen die zullen worden gegenereerd. Hierbij kun je handmatig aanpassen wie wel en niet gefactureerd worden. Standaard staan alle facturen geselecteerd, maar je kunt factureren handmatig deselecteren of alle facturen met één druk op de knop deselecteren (selectie omkeren) en zelf aanvinken wie er wél gefactureerd dient te worden.
Wanneer je de definitieve selectie hebt gemaakt, klik je onderaan op 'Genereer facturen' om alle facturen te genereren. Je kunt de factureringsronde en de bijbehorende PDF-bestanden terugvinden door in Club-assistent naar Financieel > Facturering > Factureringsrondes te gaan. Klik daar op het plusje voor de factureringsronde om elke contributiefactuur uit die factureringsronde terug te zien.
Het is mogelijk dat je tijdens het genereren van de facturen de melding "504 Gateway Timeout" in beeld krijgt. In dat geval heeft Club-assistent langer nodig om de facturen te genereren dan de browser toestaat. Club-assistent blijft dan doorwerken op de achtergrond. Je kunt dan zolang Club-assistent bezig is, niks doen in Club-assistent. Of je opent in een incognito venster of een andere browser Club-assistent. Zodra Club-assistent klaar is met genereren kun je weer in Club-assistent zaken uitvoeren. Ga dan naar Financieel > factureringsrondes en klik op de bovenste ronde. Dan zou je terug in het stappenplan moeten komen.
Als je hier komt als onderdeel van het stappenplan, dan zit je al op de juiste pagina.
- In het scherm dat vervolgens opent, selecteer je het type factureringsronde. In dit geval is dat 'Contributie - Incasso's' of 'Contributie - Overboeking'. Hoewel incasso's en overboekingen in één contributieronde kunnen zitten, dien je hier aparte factureringsrondes voor aan te maken.
Als je hier komt als onderdeel van het stappenplan, dan kun je hier, mits je als club incasso's hebt, het beste kiezen voor Contributie - Incasso. De overboekingsfacturen genereer je later appart. - Vervolgens selecteer je de contributieronde waarvoor je de facturen wilt genereren.
Als je hier komt als onderdeel van het stappenplan, dan is de juiste ronde al voor jou geselecteerd. - De factuurdatum staat automatisch op de datum van vandaag, maar kun je handmatig aanpassen. Deze datum wordt getoond op de factuur.
- Bepaal het format van de factuurnummering door een voorvoegsel, startnummer en achtervoegsel in te voeren. Het voorvoegsel kan bijvoorbeeld het jaartal zijn of een lettercombinatie. Dit veld is verplicht.
Het startnummer bepaal je meestal op basis van de laatst uitgegeven factuur.
Achtervoegsels zijn niet verplicht - Het BTW percentage geef je aan als deel van 1 (dus 0.21 in plaats van 21%). Dit percentage wordt meegenomen in de berekening van de bedragen en wordt apart vermeld op de facturen.
Onder deze samenvatting vind je een overzicht van alle facturen die zullen worden gegenereerd. Hierbij kun je handmatig aanpassen wie wel en niet gefactureerd worden. Standaard staan alle facturen geselecteerd, maar je kunt factureren handmatig deselecteren of alle facturen met één druk op de knop deselecteren (selectie omkeren) en zelf aanvinken wie er wél gefactureerd dient te worden.
Wanneer je de definitieve selectie hebt gemaakt, klik je onderaan op 'Genereer facturen' om alle facturen te genereren. Je kunt de factureringsronde en de bijbehorende PDF-bestanden terugvinden door in Club-assistent naar Financieel > Facturering > Factureringsrondes te gaan. Klik daar op het plusje voor de factureringsronde om elke contributiefactuur uit die factureringsronde terug te zien.
Het is mogelijk dat je tijdens het genereren van de facturen de melding "504 Gateway Timeout" in beeld krijgt. In dat geval heeft Club-assistent langer nodig om de facturen te genereren dan de browser toestaat. Club-assistent blijft dan doorwerken op de achtergrond. Je kunt dan zolang Club-assistent bezig is, niks doen in Club-assistent. Of je opent in een incognito venster of een andere browser Club-assistent. Zodra Club-assistent klaar is met genereren kun je weer in Club-assistent zaken uitvoeren. Ga dan naar Financieel > factureringsrondes en klik op de bovenste ronde. Dan zou je terug in het stappenplan moeten komen.