Contributieronde genereren / verwijderen
Wanneer je al je contributieregels hebt ingericht, kun je een contributieronde gaan genereren. Aan de hand van deze contributierondes kunnen facturen en/of incassobestanden worden gemaakt.
Contributieronde genereren
Om een contributieronde te genereren, ga je in Club-assistent naar het onderdeel Financieel en klik je vervolgens bij de extra opties op 'Contributie'.
Controleer of je rare of verkeerde zaken tegenkomt. Als dat het geval is, klik dan rechtsboven op de pagina, net onder de blauwe balk, op Stappenplan afbreken. Als je de oorzaak van de fout of vreemde bedragen weet kun je deze nu oplossen.
Als je niet weet wat de fout/vreemde regel veroorzaakt, leg dan een ticket in met uitleg over de fout die je tegenkomt. Geef daarbij specifiek aan wat het probleem is, bij welk lid/leden het probleem zit en wat je eigenlijk had verwacht. Wij zullen dit dan samen met jou uitzoeken.
Als alles wel naar verwachting in de contributieronde staat, kun je boven in de ronde klikken op Contributieronde als gecontroleerd markeren.
- Kies het jaar van de contributie.
- Selecteer de periode voor de contributie.
Je kunt kiezen voor automatische perioden of een specifieke periode.
- De automatische perioden werken als volgt:
Club-assistent zal kijken welke betalingsfrequenties bij de gekozen periode horen.
Bijvoorbeeld als je de eerste maand van je boekjaar als periode kiest, dan zal er contributie worden gegenereerd voor alle leden die per jaar betalen en het eerste halfjaar voor leden die per halfjaar betalen. Als je voor de 2e maand van je boekjaar kiest, wordt enkel de maandelijkse ronde van die maand gefactureerd. Ook zal voor elke frequentie ook contributie worden berekend over de vorige periode voor nieuwe leden.
Maand 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Maandelijkse contributie X X X X X X X X X X X X kwartaalse contributie x x x x Halfjaarlijkse contributie x x Jaarlijkse contributie x - Als je voor een specifieke periode hebt gekozen, moet je daarna nog moeten kiezen welk soort leden je wilt gaan factureren. Daarbij heb je 3 opties.
Leden in periode (excl. nieuwe leden) Genereer een contributieronde voor alle bestaande leden binnen een bepaalde periode. Alleen nieuwe leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe leden binnen een bepaalde periode. Alle leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe en bestaande leden binnen een bepaalde periode. Correctie ronde Genereer een contributieronde voor alle bestaande leden met een mutatie in de lesgroepen binnen een bepaalde periode.
Bij het kiezen van een optie zul je automatisch naar de volgende stap/vraag worden doorgestuurd.
- Als je voor een specifieke periode hebt gekozen, moet je daarna nog moeten kiezen welk soort leden je wilt gaan factureren. Daarbij heb je 3 opties.
- De automatische perioden werken als volgt:
- Zodra je een selectie hebt gemaakt, selecteer je welke contributieregels in de contributieronde moeten worden meegenomen. Bij de contributieinstellingen is ingesteld of deze standaard aan of uitgevinkt staan.
- In de rij achter elke regel kun je controleren hoeveel leden er onder de desbetreffende contributieregel vallen en of zij betalen via automatische incasso of overboeking.
- Wanneer je de gewenste contributieregels hebt geselecteerd, pas je de omschrijving van de contributieronde indien gewenst aan. Het veld 'Contributie' geeft de omschrijving van de contributieronde, en de incasso omschrijving die het lid op zijn/haar rekening ziet, aan en het veld 'Contributieregel' de tekst die op de contributiefacturen komt te staan.
- Klap onderaan de pagina de verschillende contributieregels open om te bekijken welke leden er onder welke contributieregel vallen. Controleer of dit klopt.
- Klik vervolgens, als alles klopt, op 'Genereer contributieronde' om je contributieronde te genereren.
Controleer of je rare of verkeerde zaken tegenkomt. Als dat het geval is, klik dan rechtsboven op de pagina, net onder de blauwe balk, op Stappenplan afbreken. Als je de oorzaak van de fout of vreemde bedragen weet kun je deze nu oplossen.
Als je niet weet wat de fout/vreemde regel veroorzaakt, leg dan een ticket in met uitleg over de fout die je tegenkomt. Geef daarbij specifiek aan wat het probleem is, bij welk lid/leden het probleem zit en wat je eigenlijk had verwacht. Wij zullen dit dan samen met jou uitzoeken.
Als alles wel naar verwachting in de contributieronde staat, kun je boven in de ronde klikken op Contributieronde als gecontroleerd markeren.
Contributieronde opruimen
Heb je een contributie of factuur ronde gedraaid die niet juist is. Niet geschikt is om te innen, ruim deze dan op.
Op die manier blijven de bedragen op je dashboard op orde en hou je het overzicht.
Open de contributieronde die je wil verwijderen. Deze kan je vinden onder Financieel > Contributierondes.
Klik links onder op de knop Verwijderen en bevestig de actie door in de popup nogmaals op verwijderen te klikken.
Als deze knop niet zichtbaar is dan is het mogelijk dat je facturen hebt gegenereerd bij deze contributieronde. Deze zullen we dan eerst moeten verwijderen.
Dat doe je door te gaan naar Financieel > Factureringsrondes. Hier open je de factureringsronde die hoort bij de contributieronde die je wilt verwijderen. Daarna kan je rechtsboven klikken op de knop Ronde verwijderen. De geopende ronde zal dan automatisch geselecteerd worden waardoor je daarna alleen nog op Verwijderen hoeft te klikken.
Als deze actie niet is toegestaan dan is het mogelijk dat je een SEPA SDD bestand hebt gedownload bij deze facturen. We zullen dan eerst de status moeten veranderen van dit bestand.
Je gaat naar Financieel > Incasso's en opent vervolgens het incasso die hoort bij de factureringsronde die je wilt verwijderen. Hier ga je dan naar de status en verander je deze naar Niet aangeboden/verwerkt bij de bank. Als je dat hebt gedaan dan kun je de factureringsronde en de contributieronde verwijderen.
Op die manier blijven de bedragen op je dashboard op orde en hou je het overzicht.
Open de contributieronde die je wil verwijderen. Deze kan je vinden onder Financieel > Contributierondes.
Klik links onder op de knop Verwijderen en bevestig de actie door in de popup nogmaals op verwijderen te klikken.
Als deze knop niet zichtbaar is dan is het mogelijk dat je facturen hebt gegenereerd bij deze contributieronde. Deze zullen we dan eerst moeten verwijderen.
Dat doe je door te gaan naar Financieel > Factureringsrondes. Hier open je de factureringsronde die hoort bij de contributieronde die je wilt verwijderen. Daarna kan je rechtsboven klikken op de knop Ronde verwijderen. De geopende ronde zal dan automatisch geselecteerd worden waardoor je daarna alleen nog op Verwijderen hoeft te klikken.
Als deze actie niet is toegestaan dan is het mogelijk dat je een SEPA SDD bestand hebt gedownload bij deze facturen. We zullen dan eerst de status moeten veranderen van dit bestand.
Je gaat naar Financieel > Incasso's en opent vervolgens het incasso die hoort bij de factureringsronde die je wilt verwijderen. Hier ga je dan naar de status en verander je deze naar Niet aangeboden/verwerkt bij de bank. Als je dat hebt gedaan dan kun je de factureringsronde en de contributieronde verwijderen.
Uitzonderingen op de contributieregels
Het wil wel eens voorkomen dat één of meerdere mensen een ander contributiebedrag moeten betalen dan de contributieregel waaronder zij vallen, aangeeft. Wanneer dit eenmalige uitzonderingen zijn die niet structureel toegepast moeten worden, dan kunnen die handmatig via de contributieronde worden aangepast:
Als je nog in de contributieronde zit kun je stap 1 overslaan.
Als je nog in de contributieronde zit kun je stap 1 overslaan.
- Als je niet meer in de contributieronde zit ga je hiervoor in Club-assistent naar Financieel > Contributierondes en klik op het plusje voor de contributieronde die je aan wilt passen.
- Zoek vervolgens het lid op waarop de uitzondering van toepassing is, en klik op het plusje voor zijn/haar naam.
- Klik op de contributieregel die je aan wilt passen.
- Pas het contributiebedrag aan en klik onderaan het venster op 'Opslaan' een aangepast contributiebedrag te innen voor de desbetreffende persoon.