Contributieronde genereren

Wanneer je al je contributieregels hebt ingericht, kun je een contributieronde gaan genereren. Aan de hand van deze contributierones kunnen facturen en/of incassobestanden worden gemaakt.

Contributieronde genereren

Om een contributieronde te genereren, ga je in Back-site naar het onderdeel Financieel en klik je vervolgens in de bovenbalk op 'Contributie'.
  1. Je kiest vervolgens voor welk kalenderjaar je een contributieronde wil genereren.
  2. Ook selecteer je de periode waarvoor je de contributie wilt genereren.
  3. Zodra je een contributietype hebt geselecteerd, kies je voor welke leden je de contributieronde wil draaien.
    Leden in periode (excl. nieuwe leden) Genereer een contributieronde voor alle bestaande binnen een bepaalde periode.
    Alleen nieuwe leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe leden binnen een bepaalde periode.
    Alle leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe en bestaande leden binnen een bepaalde periode.
  4. Zodra je een selectie hebt gemaakt, selecteer je welke contributieregels in de contributieronde moeten worden meegenomen. Bij de contributieintellingen is ingesteld of deze standaard aan of uitgevinkt staan.
  5. In de rij achter elke regel kun je controleren hoeveel leden er onder de desbetreffende contributieregel vallen, en of zij betalen via automatische incasso of overboeking.
  6. Wanneer je de gewenste contributieregels hebt geselecteerd, pas je de omschrijving van de contributieronde indien gewenst aan. Het veld 'Contributie' geeft de omschrijving van de contributieronde aan, en het veld 'Contributieregel' de tekst die op de contributiefactoren komt te staan.
  7. Klap onderaan de pagina de verschillende contributieregels open om te bekijken welke leden er onder elke contributieregel vallen. Controleer of dit klopt.
  8. Klik vervolgens, als alles klopt, op 'Genereer contributieronde' om je contributieronde te genereren.
Je komt automatisch na het genereren uit op het overzicht van de contributieronde. Hier kun je zien hoeveel leden er in de ronde staan, wat het totaal bedrag van de contributieronde is en helemaal onderaan in een tabel welke leden wat betalen. 

Controleer of je rare of verkeerde zaken tegen komt. Als dat het geval is, klik dan rechtsboven op de pagina, net onder de blauwe balk, op Stappenplan afbreken. Als je de oorzaak van de fout of vreemde bedragen weet kun je deze nu oplossen.

Als je niet weet waar de fout/vreemde regel door komt, leg dan even een ticket in met uitleg van de fout die je tegenkomt. Geef daarbij even aan bij welk lid dit is en wat je eigenlijk had verwacht. Wij zullen dit dan samen met jou uitzoeken.

Als alles wel naar verwachting in de contributieronde staat, kun je boven in de ronde klikken op Contributieronde als gecontroleerd markeren.

Uitzonderingen op de contributieregels

Het wil wel eens voorkomen dat één of meerdere mensen een ander contributiebedrag moeten betalen dan de contributieregel waaronder zij vallen, aangeeft. Wanneer dit eenmalige uitzonderingen zijn die niet structureel toegepast moeten worden, dan kunnen die handmatig via de contributieronde worden aangepast:

Als je nog in de contributieronde zit kun je stap 1 overslaan.
  1. Als je niet meer in de contributieronde zit ga je hiervoor in Back-site naar Financieel > Contributierondes en klik op het plusje voor de contributieronde die je aan wilt passen.
  2. Zoek vervolgens het lid op waarop de uitzondering van toepassing is, en klik op het plusje voor zijn/haar naam.
  3. Klik op de contributieregel die je aan wilt passen.
  4. Pas het contributiebedrag aan en klik onderaan het venster op 'Opslaan' een aangepast contributiebedrag te innen voor de desbetreffende persoon.
Wanneer het gaat om een structurele uitzondering, leg dan even een ticket in via Problemen & Wensen met uitleg over de uitzondering die je toe wilt passen. We kijken dan samen even hoe we dit het beste in kunnen richten zodat je de uitzonderingen niet handmatig hoeft toe verwerken. Dat voorkomt namelijk een hoop fouten en bespaart je bovendien werk.