Contributieronde genereren
Wanneer je al je contributieregels hebt ingericht, kun je een contributieronde gaan genereren. Aan de hand van deze contributierones kunnen facturen en/of incassobestanden worden gemaakt.
Contributieronde genereren
Om een contributieronde te genereren, ga je in Club-assistent naar het onderdeel Financieel en klik je vervolgens in de bovenbalk op 'Contributie'.
Controleer of je rare of verkeerde zaken tegenkomt. Als dat het geval is, kun je op 2 manieren verder:
Als alles wel naar verwachting in de contributieronde staat, kun je boven in de ronde klikken op Contributieronde als gecontroleerd markeren.
- Je kiest vervolgens voor welk kalenderjaar je een contributieronde wil genereren.
- Ook selecteer je de periode waarvoor je de contributie wilt genereren.
- Zodra je een contributie type hebt geselecteerd, kies je voor welke leden je de contributieronde wil draaien.
Leden in periode (excl. nieuwe leden) Genereer een contributieronde voor alle bestaande binnen een bepaalde periode. Alleen nieuwe leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe leden binnen een bepaalde periode. Alle leden in periode Genereer een contributieronde voor alle nieuwe en bestaande leden binnen een bepaalde periode. - Zodra je een selectie hebt gemaakt, selecteer je welke contributieregels in de contributieronde moeten worden meegenomen. Bij de contributie-instellingen is ingesteld of deze standaard aan of uitgevinkt staan.
- In de rij achter elke regel kun je controleren hoeveel leden er onder de desbetreffende contributieregel vallen, en of zij betalen via automatische incasso of overboeking.
- Wanneer je de gewenste contributieregels hebt geselecteerd, pas je de omschrijving van de contributieronde indien gewenst aan. Het veld 'Contributie' geeft de omschrijving van de contributieronde aan, en het veld 'Contributieregel' de tekst die op de contributiefacturen komt te staan.
- Klap onderaan de pagina de verschillende contributieregels open om te bekijken welke leden er onder elke contributieregel vallen. Controleer of dit klopt.
- Klik vervolgens, als alles klopt, op 'Genereer contributieronde' om je contributieronde te genereren.
Controleer of je rare of verkeerde zaken tegenkomt. Als dat het geval is, kun je op 2 manieren verder:
- Klik dan rechtsboven op de pagina, net onder de blauwe balk, op Stappenplan afbreken. Als je de oorzaak van de fout of vreemde bedragen weet kun je deze nu oplossen.
Als je niet weet waar de fout/vreemde regel door komt, leg dan een ticket in met uitleg van de fout die je tegenkomt. Geef daarbij aan bij welk lid dit is en wat je eigenlijk had verwacht. Wij zullen dit dan samen met jou uitzoeken.
- Je kunt bij de leden een eenmalige aanpassing maken in de contributie door bij het lid op het 'plusje' te klikken. Dan zie je welke regels het lid voor de contributie heeft gehad. Als je dan op zo'n regel klikt, kun je deze aanpassen.
Het is niet mogelijk om regels toe te voegen. Je kunt enkel toegekende regels aanpassen.
Als alles wel naar verwachting in de contributieronde staat, kun je boven in de ronde klikken op Contributieronde als gecontroleerd markeren.
Contributieronde opruimen
Heb je een contributie of factuur ronde gedraaid die niet juist is. Niet geschikt is om te innen, ruim deze dan op.
Op die manier blijven de bedragen op je dashboard op orde en hou je het overzicht.
Open de contributieronde die je wil verwijderen. Deze kan je vinden onder Financieel > Contributierondes.
Klik links onder op de knop Verwijderen en bevestig de actie door in de popup nogmaals op verwijderen te klikken.
Als deze knop niet zichtbaar is dan is het mogelijk dat je facturen hebt gegenereerd bij deze contributieronde. Deze zullen we dan eerst moeten verwijderen.
Dat doe je door te gaan naar Financieel > Factureringsrondes. Hier open je de factureringsronde die hoort bij de contributieronde die je wilt verwijderen. Daarna kan je rechtsboven klikken op de knop Ronde verwijderen. De geopende ronde zal dan automatisch geselecteerd worden waardoor je daarna alleen nog op Verwijderen hoeft te klikken.
Als deze actie niet is toegestaan dan is het mogelijk dat je een SEPA SDD bestand hebt gedownload bij deze facturen. We zullen dan eerst de status moeten veranderen van dit bestand.
Je gaat naar Financieel > Incasso's en opent vervolgens het incasso die hoort bij de factureringsronde die je wilt verwijderen. Hier ga je dan naar de status en verander je deze naar Niet aangeboden/verwerkt bij de bank. Als je dat hebt gedaan dan kun je de factureringsronde en de contributieronde verwijderen.
Op die manier blijven de bedragen op je dashboard op orde en hou je het overzicht.
Open de contributieronde die je wil verwijderen. Deze kan je vinden onder Financieel > Contributierondes.
Klik links onder op de knop Verwijderen en bevestig de actie door in de popup nogmaals op verwijderen te klikken.
Als deze knop niet zichtbaar is dan is het mogelijk dat je facturen hebt gegenereerd bij deze contributieronde. Deze zullen we dan eerst moeten verwijderen.
Dat doe je door te gaan naar Financieel > Factureringsrondes. Hier open je de factureringsronde die hoort bij de contributieronde die je wilt verwijderen. Daarna kan je rechtsboven klikken op de knop Ronde verwijderen. De geopende ronde zal dan automatisch geselecteerd worden waardoor je daarna alleen nog op Verwijderen hoeft te klikken.
Als deze actie niet is toegestaan dan is het mogelijk dat je een SEPA SDD bestand hebt gedownload bij deze facturen. We zullen dan eerst de status moeten veranderen van dit bestand.
Je gaat naar Financieel > Incasso's en opent vervolgens het incasso die hoort bij de factureringsronde die je wilt verwijderen. Hier ga je dan naar de status en verander je deze naar Niet aangeboden/verwerkt bij de bank. Als je dat hebt gedaan dan kun je de factureringsronde en de contributieronde verwijderen.
Uitzonderingen op de contributieregels
Het wil wel eens voorkomen dat één of meerdere mensen een ander contributiebedrag moeten betalen dan de contributieregel waaronder zij vallen, aangeeft. Wanneer dit eenmalige uitzonderingen zijn die niet structureel toegepast moeten worden, dan kunnen die handmatig via de contributieronde worden aangepast:
Als je nog in de contributieronde zit kun je stap 1 overslaan.
Als je nog in de contributieronde zit kun je stap 1 overslaan.
- Als je niet meer in de contributieronde zit ga je hiervoor in Club-assistent naar Financieel > Contributierondes en klik op het plusje voor de contributieronde die je aan wilt passen.
- Zoek vervolgens het lid op waarop de uitzondering van toepassing is, en klik op het plusje voor zijn/haar naam.
- Klik op de contributieregel die je aan wilt passen.
- Pas het contributiebedrag aan en klik onderaan het venster op 'Opslaan' een aangepast contributiebedrag te innen voor de desbetreffende persoon.