SEPA incasso genereren
Zodra je een factureringsronde hebt aangemaakt, kun je een SEPA incasso aanmaken voor alle leden die via automatische incasso betalen.
SEPA incasso genereren
Navigeer in Club-assistent naar het onderdeel Financieel en klik vervolgens bovenin de balk op 'SEPA incasso genereren'.
Op het scherm dat vervolgens opent, kun je kiezen uit verschillende typen incassobestanden (Contributie, Activiteiten of een mislukt incassomoment als voorbeeld). Wanneer je een contributieronde gaat incasseren, klik je hier op 'Contributiefacturen'.
Als je hier uit bent gekomen als onderdeel van het stappenplan, dan zit je al op de juiste pagina en is het juiste type al geselecteerd. Mocht jouw vereniging geen incasso's hebben, kun je nu het stappenplan afbreken door rechts op 'stappenplan afbreken' te klikken.
Je kunt nu de factureringsronde selecteren waarvoor je een incasso wil draaien.
Deze is al voor je ingevuld als je net de factureringsronde geaccordeerd hebt.
Heb je maar één betalingsprofiel ingesteld, dan staat deze op dit scherm standaard geselecteerd. Zijn er meerdere betalingsprofielen beschikbaar, kies dan het juiste betalingsprofiel. Klik vervolgens op 'Selecteer' om deze facturingsronde en dit betalingsprofiel te selecteren.
Op het scherm dat vervolgens opent, kun je kiezen uit verschillende typen incassobestanden (Contributie, Activiteiten of een mislukt incassomoment als voorbeeld). Wanneer je een contributieronde gaat incasseren, klik je hier op 'Contributiefacturen'.
Als je hier uit bent gekomen als onderdeel van het stappenplan, dan zit je al op de juiste pagina en is het juiste type al geselecteerd. Mocht jouw vereniging geen incasso's hebben, kun je nu het stappenplan afbreken door rechts op 'stappenplan afbreken' te klikken.
Je kunt nu de factureringsronde selecteren waarvoor je een incasso wil draaien.
Deze is al voor je ingevuld als je net de factureringsronde geaccordeerd hebt.
Heb je maar één betalingsprofiel ingesteld, dan staat deze op dit scherm standaard geselecteerd. Zijn er meerdere betalingsprofielen beschikbaar, kies dan het juiste betalingsprofiel. Klik vervolgens op 'Selecteer' om deze facturingsronde en dit betalingsprofiel te selecteren.
Gekoppeld met online boekhoudpakket?
Wanneer Club-assistent gekoppeld is aan een online boekhoudpakket, kun je er voor kiezen om de daadwerkelijke incasso te laten lopen via je boekhoudpakket, hierdoor kunnen incasso's ook afgeletterd worden. Tijdens het draaien van een contributie, sla je de stap van het genereren van een incasso bestand in Club-assistent over door op 'stappenplan afbreken' te klikken. Importeer dan de facturen in het boekhoudpakket en maak daar de incasso aan.
Als je via het stappenplan hier uit bent gekomen en je nu overboekingsfacturen moet genereren klik dan op de onderstaande knop voor uitleg.
Gegevens controleren
Zodra je op 'Selecteer' hebt geklikt, krijg je een overzicht te zien van de betalingsinstellingen, een incassodatum, totalen en incasso's die wel en niet uitgevoerd gaan worden zodra er een SEPA-bestand aangemaakt wordt.
Bij de incassodatum staat altijd standaard al de volgende dag aangegeven. Als je de incasso's direct bij de bank gaat indienen en deze de incasso's ook direct mag uitvoeren hoef je die datum niet aan te passen. Als je de incasso pas later wil laten uitvoeren kun je de datum aanpassen en het vervolgens bij de bank indienen. De bank zal de batch pas op die datum innen.
Controleer of de betalingsinstellingen kloppen en of alle bedragen te incasseren zijn. Records in de tabel 'De volgende incasso's konden niet uitgevoerd worden' zijn rood gemarkeerd en dienen te worden gecorrigeerd alvorens je het SEPA-bestand downloadt. In de tabel zie je in de laatste kolom terug welke gegevens niet voldoen aan de eisen van het SEPA-bestand. Deze tabel dient leeg te zijn voordat je het SEPA-bestand genereert. Ga terug naar de factureringsronde om de gegevens, bij een van de niet te incasseren facturen, aan te passen. Als je hier bent gekomen als onderdeel een stappenplan, dan moet je deze eerst afbreken. Je kunt deze incasso dan draaien nadat je de fouten hebt opgelost.
Hiernaast komt het voor dat er een testrekeningnummer staat ingevuld bij een lid. Ook deze bedragen worden niet geïncasseerd tenzij het rekeningnummer wordt vervangen door een echt IBAN-nummer.
De laatste tabel laat zien welke incasso's wel uitgevoerd zullen worden.
Bij de incassodatum staat altijd standaard al de volgende dag aangegeven. Als je de incasso's direct bij de bank gaat indienen en deze de incasso's ook direct mag uitvoeren hoef je die datum niet aan te passen. Als je de incasso pas later wil laten uitvoeren kun je de datum aanpassen en het vervolgens bij de bank indienen. De bank zal de batch pas op die datum innen.
Controleer of de betalingsinstellingen kloppen en of alle bedragen te incasseren zijn. Records in de tabel 'De volgende incasso's konden niet uitgevoerd worden' zijn rood gemarkeerd en dienen te worden gecorrigeerd alvorens je het SEPA-bestand downloadt. In de tabel zie je in de laatste kolom terug welke gegevens niet voldoen aan de eisen van het SEPA-bestand. Deze tabel dient leeg te zijn voordat je het SEPA-bestand genereert. Ga terug naar de factureringsronde om de gegevens, bij een van de niet te incasseren facturen, aan te passen. Als je hier bent gekomen als onderdeel een stappenplan, dan moet je deze eerst afbreken. Je kunt deze incasso dan draaien nadat je de fouten hebt opgelost.
Hiernaast komt het voor dat er een testrekeningnummer staat ingevuld bij een lid. Ook deze bedragen worden niet geïncasseerd tenzij het rekeningnummer wordt vervangen door een echt IBAN-nummer.
De laatste tabel laat zien welke incasso's wel uitgevoerd zullen worden.
SEPA SDD bestand genereren
Wanneer je alle gegevens hebt gecontroleerd en in de tabel 'Totalen' geen records meer staan met niet te incasseren bedragen, kun je het SEPA bestand gaan downloaden. Klik daarvoor op de knop 'Download SEPA SDD bestand', naast de tabel Betalingsinstellingen. Sla het bestand vervolgens op op je computer om hem aan te kunnen bieden bij je bank.
SEPA incasso uitvoeren bij je bank
Bied het SEPA SDD bestand bij je bank aan om de incasso in werking te stellen. Omdat het proces van aanbieden per bank verschilt, raden we je aan om hiervoor de instructies van je bank te raadplegen.
Zodra je het bestand succesvol hebt aangeboden bij je bank, zal deze de incasso uitvoeren op de opgegeven datum.
Zodra je het bestand succesvol hebt aangeboden bij je bank, zal deze de incasso uitvoeren op de opgegeven datum.
Als je via het stappenplan hier uit bent gekomen en je nu overboekingsfacturen moet genereren klik dan op de onderstaande knop voor uitleg.
Als je geen overboekingsfacturen meer hebt en je wil de incasso facturen mailen volg dan de stappen achter de onderstaande knop. (Let op: dit is niet mogelijk als je Club-assistent Light afneemt, tenzij je de module Mailing gaat inzetten, vraag deze aan via het ticketsysteem.)
Status verwerking incasso
Incassobestanden die je hebt gedownload, krijgen automatisch de status 'Gedownload' toegekend. Om de incassobestanden goed te kunnen verwerken, is het van belang dat de status ten allen tijde op de juiste manier worden toegekend. Je kunt de status van een incasso inzien en bewerken door in Club-assistent naar Financieel > Incasso > Incasso's te gaan en één van de incasso's te openen.
De volgende statussen zijn beschikbaar:
Let op: alleen de status 'Gedownload' wordt automatisch aan een incassobestand toegekend. Alle overige statussen dien je zelf aan het incassobestand toe te kennen.
De volgende statussen zijn beschikbaar:
| Gedownload | Het SEPA-bestand is aangemaakt en gedownload naar je computer. Deze status wordt automatisch toegekend zodra je op 'Download SEPA SDD bestand' hebt geklikt. |
| Aangeboden bij de bank | Ken deze status toe aan een bestand zodra je het bij de bank hebt aangeboden. |
| Niet aangeboden/verwerkt bij de bank | Ken deze status toe aan een bestand als het niet aangeboden of verwerkt is bij de bank. |
| Test | Ken deze status toe aan testbestanden. |
| Volledig goed gegaan | Ken deze status pas toe zodra je feedback hebt van je bank over álle records binnen je incasso en wanneer deze allemaal zijn geslaagd. |
| Volledig mislukt | Ken deze status pas toe zodra je feedback hebt van je bank over álle records binnen je incasso en wanneer deze allemaal zijn mislukt. |
| Gedeeltelijk goed gegaan/mislukt | Ken deze status pas toe zodra je feedback hebt van je bank over álle records binnen je incasso en wanneer een gedeelte is geslaagd en een gedeelte is mislukt. |
Let op: alleen de status 'Gedownload' wordt automatisch aan een incassobestand toegekend. Alle overige statussen dien je zelf aan het incassobestand toe te kennen.
Incasso (gedeeltelijk) mislukt omdat de machtiging onjuist is?
Krijg je van de bank de melding dat de incasso niet kan worden uitgevoerd omdat bij een lid een machtiging niet juist is, dan is bij dat lid waarschijnlijk het rekeningnummer aangepast. In dat geval moet bij het lid een nieuwe 'mandaad id' worden aangemaakt.
Het beste kun je dan het id van in de regel boven het veld staat overnemen maar daar de datum van vandaag voorzetten.
Het beste doe je dat in de volgorde jjmmdd. Dus 1 januari 2021 wordt dan 210101.
Het beste doe je dat in de volgorde jjmmdd. Dus 1 januari 2021 wordt dan 210101.
Incasso (gedeeltelijk) mislukt om andere redenen of heb je vragen?
Krijg je van je bank de feedback dat je incasso om andere redenen (gedeeltelijk) is mislukt of heb je vragen over het incasseren? Leg dan altijd een support ticket in via Problemen & Wensen en dan bekijken we samen wat er fout is gegaan en hoe we het op kunnen lossen.
Nogmaals downloaden/ genereren?
Indien je het SEPA bestand nog een keer wil downloaden:
- Ga naar Club-assistent > Financieel -> Incasso -> Incasso's
- Ga naar het SEPA bestand wat je wil downloaden.
- Klik op icoontje en er zal een venster worden geopend met een xml bestand
- Klik met je rechtermuis en kies dan voor opslaan als of gebruik de toetsencombinatie CTRL S
- Je hebt dan een XML bestand wat je kunt uploaden vanaf je computer naar de bank.
- Ga naar Club-assistent > Financieel -> Incasso -> Incasso's
- Ga naar oude SEPA bestand, verander de status naar "niet aangeboden bij bank " of "volledig mislukt"
- de facturen die van het type incasso zijn zullen in de gekoppelde factureringsronde op onbetaald gezet worden.
- ga naar Club-assistent > Financieel > extra opties > SEPA incasso genereren > contributie > gewenste ronde
- je kan nu het SEPA bestand downloaden.